Что такое фискальный накопитель в кассовом аппарате

Согласно 54-ФЗ, все онлайн-кассы должны быть оснащены фискальным накопителем. Разбираемся, что это такое, как его выгоднее подключить и во сколько это обойдется бизнесу.

Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат (ККТ). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в налоговую фискальные данные.

Фискальный накопитель (или сокращенно ФН) был создан, чтобы облегчить жизнь предпринимателям, которым теперь не нужно ездить в Федеральную налоговую службу (ФНС) и сдавать отчеты на бумаге.

● Кассир пробивает чек;

● ФН получает данные чека, обрабатывает и подписывает их фискальным признаком, то есть шифрует;

● ФН отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД);

● ОФД, в свою очередь, проверяет данные, передает их в ФНС и затем отправляет электронный чек покупателю.

Чтобы процесс работал отлажено, нужно подобрать ФН под нужды бизнеса и зарегистрировать в налоговой, как и сам кассовый аппарат.

Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения. Затем подбирать аппарат, который нужен по 54-ФЗ.

Фискальные накопители отличаются сроками действия в кассовом аппарате. Они могут быть на 15 месяцев или 36. ФН содержит в себе объем памяти, рассчитанный примерно на 250 тыс. операций, в зависимости от размера чека.

● ООО и ИП на УСН или «упрощенке»;

● ООО и ИП на патенте (ПСН);

● Производители сельхозпродукции (ЕСХН);

● Бизнес, который занимается оказанием услуг.

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда можно использовать ФН на 15 месяцев.

В сервисе аренды облачных онлайн-касс CloudKassir расценки на ФН следующие:

● Стоимость фискального накопителя на 15 месяцев — 9 990 р.

● Цена на фискальный накопитель на 36 месяцев составит 13 990 р.

Важно учесть, что фискальный накопитель оплачивается отдельно, потому что он переходит в собственность покупателя. Налоговая служба может потребовать ФН для проверки, поэтому аппарат нужно бережно хранить у себя пять лет.

К слову, если утеря ФН стала причиной непередачи данных в ФНС, то это уже нарушение по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

Для регистрации онлайн-кассы с ФН есть три способа:

Когда срок действия фискального накопителя истечет, его нужно будет снять с регистрации, заменить на новый и зарегистрировать замену.

Один из обязательных реквизитов кассового чека — заводской номер фискального накопителя, который можно ввести на сайте ФНС и узнать текущий статус регистрации.

Чаще всего номер напечатан внизу чека после даты и времени покупки и рядом с фискальным признаком и регистрационным номером ККТ. Но возможны и другие варианты — единый порядок и расположение реквизитов в чеке не предусмотрено законодательством РФ.

Можно ли продолжать работать, если у ФН истек срок службы или закончилась память? Правильный ответ — нет.

ФН следует закрыть в течение 30 календарных дней после уведомления на чеке об истечении срока действия. Онлайн-кассу — либо снять с учета, либо перерегистрировать с новым ФН. Штраф за несвоевременную замену фискального накопителя для ООО может составить от 3/4 неучтенного дохода, а для частных лиц — половину от суммы.

Сначала сформируйте все чеки, закройте смену и в меню онлайн-кассы выберите «Закрыть архив». Когда касса создаст отчет «О закрытии ФН» и отправит его в ОФД, только тогда можно заменить ФН.

С CloudKassir не придется этим заниматься — сервис аренды облачных онлайн-касс сам закроет просроченный ФН качественно и в срок.

Сначала давайте разберемся, какие нарушения работы кассы и фискального накопителя приводят к штрафам:

● Если онлайн-касса вообще отсутствует или не работает;

● Если касса и ФН не зарегистрированы в ФНС и отсутствуют в перечне Госреестра;

● Если в ККТ не установлен фискальный накопитель либо он вышел из строя;

● Если чек не передается в ОФД из-за технического сбоя онлайн-кассы;

● Если закралась ошибка в данных чека: неверный номер фискального накопителя, регистрационный номер кассы, дата и время проведения чека.

Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.

● Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.

● Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.

А при повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.

Клиентам CloudKassir можно не волноваться, если ФН сломается или выйдет из строя. Все заботы по замене и перерегистрации кассы сервис берет на себя. Но если вам хочется заменить ФН в онлайн-кассе самостоятельно, закон это не запрещает.

Порядок действий для замены ФН следующий:

1. После шагов, описанных выше, выберите и приобретите новый ФН.

2. Отключите кассу от сети, поменяйте старый ФН на новый и включите ККТ обратно.

3. Зарегистрируйте замену в кассе. В меню программы регистрации выберите пункт «Перерегистрация» и причину — «Замена ФН». Затем сформируйте отчёт «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».

4. Перерегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать онлайн в течение суток с момента установки нового аппарата.

Если все было сделано правильно и без ошибок, ФНС пришлет электронную карточку о перерегистрации ККТ.

В случае поломки ФН ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС. Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.

Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ по первой кассе — резерв касс. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.

Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ (регистрационный номер контрольно-кассовой техники) и ИНН пользователя кассы.

В первую очередь необходимо регулярно мониторить срок действия ФН в личном кабинете ОФД, чтобы вовремя его заменить. Также следить, приходят ли подтверждения от оператора фискальных данных. В отчете о закрытии смены или текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Если ФН заблокирован, попробуйте устранить причины блокировки самостоятельно. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.

Клиентам CloudKassir не нужно переживать за блокировку, так как сервис делает это за партнеров.

● Техническая установка и подключение кассы в дата-центре;

● Подключение, резервирование и оплата основного и резервного канала Интернета;

● Подключение, резервирование и оплата электричества — основного и резервного;

● Техническое обслуживание онлайн-кассы в течение всего срока эксплуатации;

● Дополнительное резервирование на год по еще одной единице ККТ и ФН, чтобы в случае поломки кассы оперативно выдать новую.

В сервисе CloudKassir резерв стоит фиксировано 6000 рублей, и эта сумма входит в стоимость аренды облачной кассы.

В соответствии с 54-ФЗ постепенно все, кто продает товары и услуги, переходят на онлайн-кассы. Кассовый аппарат, в свою очередь, не может существовать без фискального накопителя, который передает данные в налоговую. Кассу можно купить или взять в аренду, ФН нужно приобрести отдельно, например, в CloudKassir, которые большую часть работ по подключению и бесперебойному обслуживанию берут на себя.

Благодаря услуге резерва касс сервис также гарантирует формирование чеков и их своевременную отправку в ФНС, даже если фискальный накопитель закончится, просрочится или сломается.

Закон не запрещает самостоятельно регистрировать и менять ФН, но в процессе легко допустить ошибки, которые могут повлечь за собой большие штрафы.