На главную

Что такое фискальный накопитель в кассовом аппарате

Согласно 54-ФЗ почти весь бизнес обязан проводить расчеты с покупателями через онлайн-кассу. Ее использование невозможно без фискального накопителя (ФН) — устройства, которое находится внутри аппарата. В этой статье рассказываем, что такое фискальный накопитель, зачем он нужен и как выбрать подходящий тип.

Что такое фискальный накопитель

ФН — это микрочип, который записывает, шифрует и хранит информацию о кассовых операциях. В режиме реального времени эти сведения передаются в ФНС после проверки оператором фискальных данных (ОФД). Устройство выглядит как опломбированная коробочка, встроенная внутрь кассового аппарата. Повторно его использовать нельзя: когда память заполнится, нужно установить новое.

Как работает фискальный накопитель в онлайн-кассе

Принцип работы фискального накопителя схематично можно представить так:

  1. Касса формирует документ, например, чек или отчет о закрытии смены
  2. ФН получает сведения, обрабатывает и шифрует — в закодированном виде они отправляются к оператору фискальных данных
  3. ОФД проверяет зашифрованные сведения и передает в налоговую
  4. Покупатель получает чек

ФН работает автоматически, а весь процесс передачи данных занимает секунды. Записанную информацию нельзя скорректировать — например, не получится намеренно занизить реальный доход бизнеса, чтобы заплатить меньше налогов.

Это упрощает жизнь ФНС и предпринимателям — налоговая моментально получает достоверные сведения о транзакциях, а продавцу не приходится передавать их вручную. Налоговая отчетность становится прозрачной и понятной для каждой стороны.

Виды фискальных накопителей

Чтобы использовать онлайн-кассу без нарушений, нужно использовать ФН из специального реестра. Если модели нет в списке, то зарегистрировать ККТ в налоговой не получится — тогда будет основание для штрафа или приостановки работы бизнеса. Читайте, как поставить онлайн-кассу на учет в налоговой →

Сейчас зарегистрировать кассу можно только с фискальными накопителями типа «ФН-М» — устройствами нового образца, которые могут работать со всеми форматами фискальных данных (ФФД). Рассказываем, что это такое.

Что такое ФФД

Онлайн-касса создает фискальные документы по определенному стандарту — его называют формат фискальных данных (ФФД). Он задает структуру и обязательные реквизиты — то есть, какие данные и в каком порядке должны отображаться в документе. Поэтому, например, кассовые чеки выглядят однообразно — для них есть свой ФФД. Читайте, что такое ФН в чеке и как выглядит этот документ →

ФН сохраняет данные об операции в заданном формате и передает их в ФНС. Существующие ФФД перечислены в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Есть три действующих версии ФФД, с которыми могут работать онлайн-кассы:

  • 1.05 — имеет ограниченные возможности для формирования фискальных документов. Например, в нем нельзя корректировать чеки — придется сначала создать чек возврата, а затем создать новый фискальный документ уже без ошибок
  • 1.1 — гибкий и функциональный формат, который упрощает работу с фискальными документами
  • 1.2 — новейший формат с широким функционалом. Он может формировать не только фискальные документы, но и передавать данные о маркированных товарах в Честный знак

Устройства «ФН-1» могут работать только со старыми версиями ФФД, поэтому зарегистрировать кассу с таким фискальным накопителем уже не получится.

Если в кассе установлено устройство «ФН-1», его можно использовать до окончания срока действия — потом фискальный накопитель придется заменить на «ФН-М».

Фискальные накопители по сроку службы

В зависимости от срока службы фискальные накопители бывают двух видов: на 15 и 36 месяцев. Это максимальный период эксплуатации — после истечения срока устройство перестанет работать и его придется заменить. Однако реальный срок службы чипа может закончиться раньше — это зависит от применяемой системы налогообложения и деятельности бизнеса.

Пример:

ООО «Х» торгует табачными изделиями по «упрощенке», а для расчетов использует стационарную модель онлайн-кассы. Владелец ККТ установил фискальный накопитель на 36 месяцев, но может использовать его только 18. Дело в том, что табак — это акцизный товар, для продажи которого к кассовым аппаратам и ФН предъявляются отдельные требования.

Кроме того, ФН прослужит меньше, если его память заполнится раньше, чем истечет срок эксплуатации.

Пример:

Вы открыли магазин и установили ККТ с фискальным накопителем на 15 месяцев. Ваша торговая точка стала популярной, количество операций на кассе увеличилось, и память в ФН закончилась через полгода — теперь устройство нужно поменять на новое.

Читайте также: Как открыть ООО →

Как выбрать фискальный накопитель

При выборе модели ФН ориентируйтесь на его функционал и требования к фискальным данным, с которыми будет работать ваша касса. Например, если вы продаете маркированный товар или торгуете в крупном интернет-магазине с большим количеством заказов, выбирайте модель фискального накопителя, которая поддерживает работу с ФФД 1.2. У касс с таким фискальным накопителем широкий функционал: они отправляют данные в Честный знак при продаже маркированных товаров и умеют делать возвраты.

Просто так выбрать фискальный накопитель по сроку службы нельзя — нужно ориентироваться на особенности своего бизнеса и применяемую систему налогообложения. За работу на кассе с фискальным накопителем с неподходящим сроком действия могут оштрафовать — это нарушение 54-ФЗ.

Чтобы проще разобраться с тем, какой ФН подходит вашему бизнесу, воспользуйтесь таблицей:

Если вы арендуете облачную кассу у CloudKassir, специалисты проконсультируют вас и подберут нужный ФН под ваш бизнес.

Напоминаем, что иногда фактический и заявленный период использования ФН отличаются. Требования и ограничения по срокам перечислены в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@.

Как поменять фискальный накопитель

Срок действия ФН ограничен — после его окончания нужна замена фискального накопителя на новый. Важно: пункт 2 ст. 5 54-ФЗ требует хранить использованное устройство в течение 5 лет — на случай, если налоговая придет с проверкой.

Онлайн-касса предупредит, когда придет время заменить фискальный накопитель. При формировании отчета о закрытии смены появится надпись «Память ФН заполнена». Вот как поменять фискальный накопитель:

  1. Сформируйте на ККТ отчет «О закрытии фискального накопителя». Поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым — это будет означать, что все сведения с кассы успешно ушли в налоговую
  2. Извлеките заполненный ФН из ККТ и вставьте новый
  3. Сформируйте на кассе отчет об «Об изменении параметров регистрации» — действуйте по инструкции от производителя
  4. Перерегистрируйте кассовый аппарат через кабинет ОФД или на сайте ФНС — здесь понадобятся данные из отчетов, сформированных на шагах 1 и 3

Для тех, кто арендует облачную кассу в CloudKassir, все проще: наши специалисты сами закрывают архив ФН, когда закончится его память или срок действия, и направляют отчет арендатору кассы. Когда партнер оплатит новый ФН, мы выдадим другую кассу — ее нужно будет снять зарегистрировать в ФНС, а старую — снять с учета.

Где купить фискальный накопитель

ФН нужен и тем, кто арендует кассу и тем, кто покупает ее. Устройство продается отдельно, но иногда идет «в комплекте» с кассовым аппаратом.

При аренде облачной онлайн-кассы в CloudKassir партнер приобретает ФН отдельно, но самостоятельно устанавливать и подключать фискальный накопитель ему не придется — мы сами ставим устройство в кассу и запускаем ее в работу.

Отдельно ФН можно купить в специальных магазинах кассового оборудования или на маркетплейсах. Фискальный накопитель стоит от 10 000 рублей — точная цена зависит от срока действия и производителя.

Еще купить фискальный накопитель можно у партнеров Т-Банка. Специалисты подберут устройство на 15 или 36 месяцев в зависимости от специфики вашего бизнеса и помогут с регистрацией онлайн-кассы.

Как проверить фискальный накопитель

ФН должен входить в реестр, утвержденный ФНС — его можно проверить на сайте налоговой. Для этого нужно выбрать его модель и ввести уникальный серийный номер — он указан на обратной стороне устройства и на чеке в строке «ФН». Если фискальный аппарат не зарегистрирован или не соответствует требованиям ФНС, система выдаст ошибку.

Проверка ФН на сайте ФНС

Блокировка ФН: возможные причины

Если допустить блокировку фискального накопителя, то использовать онлайн-кассу законно не получится — это приведет к штрафам за нарушение 54-ФЗ и приостановке работы бизнеса. Поэтому важно не допустить блокировку ФН. Вот основные причины, которые могут к ней привести:

  • Устройство не передавало чеки в ОФД в течение 30 дней. Это могло случиться из-за отсутствия сети — тогда нужно восстановить связь с интернетом, и данные автоматически уйдут оператору фискальных данных. Если касса не работала в течение 30 дней, например, из-за отсутствия продаж, ФН не заблокируется — за это время просто не было данных, которые должны были уйти в ОФД
  • Кассир не закрыл смену через 24 часа после открытия. В этом случае нужно сформировать отчет о закрытии смены, и ФН разблокируется
  • Закончилась память или период действия устройства — нужно поменять фискальный накопитель
  • Устройство неисправно — кассовый аппарат выдаст ошибку «Нет ФН в ККТ» или «ФН не из этой ККТ». В этом случае обратитесь к производителю фискального накопителя

При аренде облачной кассы CloudKassir вы сможете законно принимать оплату от покупателей, круглосуточно формировать чеки и отправлять их клиентам по почте или СМС. Фискальный накопитель самостоятельно устанавливать в кассу не придется — мы берем это на себя. Кассовые чеки генерируются с необходимыми полями в зависимости от ФФД, а также поддерживается маркировка товара.

Кроме того, CloudKassir берет на себя подключение кассы к ОФД и помогает с настройкой на всех этапах: от регистрации до получения первого чека.

Большинству сфер бизнеса, например, интернет-магазинам или курьерским службам удобно использовать комплексное решение, объединяющее интернет-эквайринг CloudPaymemts и облачную-онлайн кассу. Вы сможете принимать платежи на сайте и в приложении и формировать по ним чеки, а за всеми транзакциями следить в едином личном кабинете.