Что такое фискальный регистратор

54-ФЗ обязывает почти все организации и ИП использовать онлайн-кассы для расчетов с покупателями — в некоторых случаях это можно делать с помощью фискального регистратора (ФР). Из этой статьи вы узнаете, в чем особенности этой контрольно-кассовой техники (ККТ) и как ее можно использовать для фискализации платежей.

Фискальный регистратор — это вид ККТ без клавиатуры и экрана, которая выглядит как небольшая коробочка, куда устанавливают фискальный накопитель (ФН) и чековую ленту. Устройство подключается к ПК, ноутбуку, смартфону или планшету проводным или беспроводным способом: по bluetooth или Wi-Fi. Это обязательно: вносить информацию о покупках, формировать фискальные чеки и вести учет можно только в связке фискального регистратора с другим оборудованием — у самого ФР нет такого функционала. По-другому аппарат называют фискальный принтер — он не только фиксирует данные о транзакциях и передает их в ФНС, но и печатает чеки.

Важно не путать:

Без ФН ни одна ККТ, фискальный регистратор в том числе, законно работать не сможет — это нарушение 54-ФЗ, за которое могут назначить штраф. Подробно про ФН мы рассказали в этой статье, а теперь раскрываем подробности про фискальный принтер.

Читайте также: Штрафы за нарушение 54-ФЗ →

ФР состоят из фискального накопителя, микроконтроллера с собственной прошивкой и принтера чеков. Устройство не предполагает возможности внести в него данные о товарах, как в полноценную кассу: в нем нет сканера, клавиатуры, экрана, софта для обработки данных и формирования чеков. Поэтому фискальный принтер способен полноценно работать только при подключении дополнительных устройств с установленным кассовым ПО — это может быть ПК, POS-терминал, планшет или смартфон.

Общая схема работы такая: фискальный регистратор подключают, например, к компьютеру с установленным программным обеспечением — оно содержит каталог товаров с ценами, бухгалтерский и учетный софт. Все операции проводятся через компьютер, а информация о сформированных чеках сохраняются в ФН внутри ФР. Фискальный принтер печатает чек, который тоже формируется с помощью программы на ПК. Простыми словами, ФР превращает компьютер или другое подходящее оборудование в полноценную онлайн-кассу.

Важно не путать автономную кассу и фискальный регистратор — оба устройства относятся к ККТ, но имеют существенную разницу. ФР — одно из составляющих кассового комплекса, и без подключения к компьютеру, POS-терминалу или ноутбуку применять это фискальное устройство для расчетов не получится.

Автономная касса — это ККТ, которую можно использовать для расчетов без подключения к другим устройствам. Все, что необходимо — доступ к интернету через мобильную связь или Wi-Fi. Автономная касса выглядит как компактный аппарат «все в одном»: у нее есть монитор, фискальный накопитель, клавиатура, собственное ПО и модуль для печати чеков. Использование автономных касс позволяет проводить расчеты по нормам закона — их часто используют на небольших торговых точках, в такси, курьерских, клининговых и других сервисах.

Автономная касса и фискальный регистратор связке с другими устройствами выполняют одну и ту же функцию — регистрируют данные о транзакциях и отправляют информацию в ФНС. Что лучше применять? Выбор зависит от сферы бизнеса и конкретной торговой точки.

Для использования фискального регистратора необходимо подключить дополнительное оборудование, поэтому при выездной торговле с ним придется брать планшет и смартфон — если бизнесу такой вариант не подходит, он может использовать автономную кассу.

Фискальный принтер подойдет для расчетов на стационарных торговых точках как с маленькой, так и с большой проходимостью — разнообразие моделей позволяет выбрать вариант для бизнеса любого масштаба. Фискальный регистратор как ККТ работает в связке с ПК или ноутбуком — это позволяет объединить все торговые процессы на одном устройстве. Например, можно генерировать чеки, вести запись клиентов и формировать отчетность на одном компьютере — это удобно и облегчает работу персоналу.

Те же функции может выполнять смарт-терминал — отдельный вид ККТ, который включает в себя онлайн-кассу и необходимое ПО, и может работать без дополнительного подключения к ПК. Однако у смарт-терминала по сравнению с ФР меньше возможностей для интеграции со сторонними системами.

Фискальные регистраторы отличаются по разным параметрам — от них зависит, насколько целесообразно использовать определенную модель на торговой точке. Вот характеристики, на которые можно ориентироваться при выборе:

Модель ФР в любом случае должна входить в реестр ФНС — иначе ее не получится использовать при расчетах и соблюдать требования закона.

Перед началом работы фискальный аппарат необходимо подключить к ПК, ноутбуку, планшету или смартфону с помощью кабеля или по беспроводной связи и установить на нем драйвер для работы с ФР. Далее в программе для учета нужно внести данные о фискальном принтере, а внутри него — установить ФН и чековую ленту. После этого нужно включить устройство — если все настроено правильно, он распечатает чек с информацией о своем состоянии.

После подключения ФР нужно зарегистрировать в ФНС — без этого законно использовать фискальный аппарат не получится. Порядок постановки на учет такой же, как и для онлайн-касс — можно сделать это через налоговую лично, на сайте ФНС или вашего ОФД. Подробный алгоритм регистрации ККТ описали в статье →

Бизнес может обойтись без покупки фискального оборудования, но при этом принимать от своих клиентов оплату онлайн, наличными или картой через курьеров — для этого достаточно подключить облачную онлайн-кассу от сервиса CloudKassir. Оборудование находится в дата-центре, а чеки формируются 24/7 и отправляются покупателям на электронной почте или СМС.

Некоторым видам бизнеса, например, интернет-магазинам, стриминговым сервисам и инфобизнесу, выгодно и удобно использовать комплексное решение: онлайн-кассу и интернет-эквайринг CloudPayments — это позволит принимать безналичные платежи от клиентов и фискализировать их по 54-ФЗ, а все данные о транзакциях видеть в едином Личном кабинете.

С помощью сервиса CloudPayments клиенты смогут платить картами российских банков, Рау-методами (T-Pay, SberPay, Mir Pay и СБП), в рассрочку, Долями, а также по ссылкам и QR-кодам. Метод оплаты по QR-коду подойдет онлайн и офлайн-бизнесу — изображение можно разместить на сайте, наклейке или распечатке. При расчете через QR-код от CloudPayments плательщик получит кэшбэк, а для повторяющихся покупок можно настроить подписку СБП с гарантированным получением токена — счет покупателя точно привязывается к вашему магазину или сервису даже без проведения оплаты.

Оставьте заявку, и менеджер поможет вам с подключением интернет-эквайринга CloudPayments.