ФЗ-54 обязывает почти весь бизнес рассчитываться с покупателями через онлайн-кассы. Контрольная кассовая техника (ККТ) формирует фискальные чеки и моментально передает сведения в Федеральную налоговую службу (ФНС). Недостаточно просто купить, активировать и настроить кассовое оборудование. Его необходимо зарегистрировать в ФНС. В этой статье даем подробную инструкцию, как зарегистрировать кассу разными способами.
- Что такое онлайн-касса
- Кому нужно подключать кассу
- Регистрация ККТ: что требуется
- Как зарегистрировать кассу в территориальном налоговом органе
- Как зарегистрировать кассу онлайн через сайт ФНС: пошаговая инструкция
- Регистрация онлайн-кассы через личный кабинет ОФД
- Регистрация кассы через Госуслуги
- Распространенные ошибки при регистрации онлайн-кассы
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — кассовый аппарат, который фиксирует продажи и передает данные чеков в ФНС. Устройства оборудованы фискальным накопителем (ФН), который записывает и шифрует информацию о чеках. Сведения моментально передаются на проверку оператору фискальных данных (ОФД), а потом в ФНС России — это происходит автоматически. Доказательством проведения сделки служит фискальный чек, который тоже формирует онлайн-касса. Подробно про работу и виды современных кассовых аппаратов рассказали здесь →
Существуют разные типы онлайн-касс, каждый из которых лучше подходит для определенного вида бизнеса. Узнайте, как выбрать ККТ для онлайн-магазина →
Кому нужно подключать кассу
Онлайн-кассы обязаны применять почти все предприниматели, которые ведут наличные и безналичные расчеты с покупателями. В ст.2 54-ФЗ. перечислены виды бизнеса, которым можно обойтись без подключения онлайн-касс. Вот некоторые из них:
- Предприниматели, которые занимаются специфическими видами деятельности. Например, если вы самозанятая няня или занимаетесь ремонтом обуви, то можете принимать оплату без кассы
- Организации и ИП, работающие в местности, отдаленной от сетей связи. Они обязаны использовать ККТ, работающую в автономном режиме. Оборудование записывает информацию на ФН, а когда он заполнится, предприниматель сам передает сведения в налоговую
- Самозанятые на НПД. Они выдают чеки не через кассу, а через «Мой налог»
- Предприниматели, которые торгуют только с юридическими лицами. Все транзакции проходят через расчетные счета, поэтому кассу подключать не надо
Если организация не попадает в список исключений, она обязана применять ККТ для расчетов. За нарушение ФЗ-54 может грозить штраф и приостановка деятельности.
Регистрация ККТ: что требуется
Чтобы законно проводить расчеты, нужно направлять данные о продажах в налоговую и выдавать чеки покупателям. Это невозможно сделать без самого оборудования —кассового аппарата, ФН и договора с оператором фискальных данных. Если вы будете регистрировать онлайн-кассу дистанционно, то понадобится еще и усиленная квалицированная цифровая подпись (УКЭП). Расскажем обо всем по порядку.
ККТ
Контрольно-кассовый аппарат обязательно должен входить в реестр ФНС, где перечислены разрешенные к использованию модели. Если оборудования в списке нет, то зарегистрировать кассу не получится. Для ФНС это будет означать, что кассы нет вообще — появятся основания наложить штраф за неприменение ККТ. Проверка модели кассового аппарата доступна на сайте налоговой →
Можно не покупать ККТ, а взять в аренду облачную кассу. Этот вариант отлично подходит разным типам бизнеса, например, интернет-магазинам или службам доставки. Сведения о расчетах хранятся в облаке и владельцам облачной кассы видны в личном кабинете.
Еще удобнее использовать комплексное решение от CloudPayments, которое включает облачную онлайн-кассу и интернет-эквайринг. Это позволяет принимать платежи по закону, а также управлять всеми инструментами через единый личный кабинет.
Фискальный накопитель
Фискальный накопитель фиксирует, шифрует и передает платежную информацию. По сути, это «сердце» онлайн-кассы, без которого она как следует работать не будет. Устройство можно купить в комплекте с ККТ и отдельно. Модель фискального накопителя тоже должна попадать в реестр разрешенных к использованию →
Отдельная регистрация фискального накопителя не нужна. Это происходит параллельно с регистрацией онлайн-кассы, ее подключением к интернету и передачи сведений в налоговый орган. Главное — правильно указать параметры устройства при заполнении заявления на регистрацию ККТ.
Договор с ОФД
Оператор фискальных данных — это «агент» между обладателем кассы и налоговой службой. Данные о расчетах поступают сначала к нему, а уже потом в зашифрованном виде передаются в ФНС. Без ОФД зарегистрировать кассу не получится. Реестр организаций, с которыми можно заключить договор, есть на сайте ФНС России →
Если вы берете в аренду облачную кассу и подключаете интернет-эквайринг от CloudPayments, сервис берет на себя оплату и подключение ККТ с ОФД.
УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — это эквивалент собственноручной подписи. С ее помощью можно законно заверять документы и подтверждать личность владельца. «Оригинал» и цифровая версия подписи имеют одинаковую юридическую силу.
Как получить УКЭП
Если у налогоплательщика уже есть УКЭП, новую выпускать не требуется. Если подписи нет, нужно обратиться в Удостоверяющий центр ФНС или к одному из его доверенных лиц, например, в Т-Банк. С собой нужно взять:
- Документы: паспорт, ИНН и СНИЛС
- Сертифицированный ключевой накопитель (USB типа А). Он нужен для безопасного хранения криптографических данных подписи и часто приобретается или выдается вместе с самой подписью
Подайте заявление о регистрации и пройдите идентификацию. Обычно УКЭП записывают на ключевой накопитель за 15 минут или быстрее. Если каких-то сведений не хватит, вам предложат посетить налоговой орган в другой раз.
Регистрация кассы в налоговой бесплатная. Есть несколько способов сделать это: расскажем подробнее про каждый.
Как зарегистрировать кассу в территориальном налоговом органе
Владелец ККТ может лично подать документы на регистрацию в налоговую через территориальный налоговой орган (ТНО). С собой необходимо взять распечатанный и заполненный бланк по форме КНД-1110061
После подачи заявления владелец должен сгенерировать «Отчет о регистрации» на кассе и передать его инспектору ФНС. В течение 5 дней после этого налоговая служба выдаст карточку регистрации ККТ. Это означает, что касса фискализирована, и ее можно применять на торговой точке.
Способ подойдет тем, кто не может зарегистрировать кассу онлайн. Например, тем, у кого нет УКЭП.
Как зарегистрировать кассу онлайн через сайт ФНС: пошаговая инструкция
Для этого способа нужно авторизоваться через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. Его интерфейс у юридических лиц и ИП отличается, поэтому и алгоритм будет немного разный. Вот инструкция для регистрации онлайн юридическим лицам:
Шаг 1. Выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
Шаг 2. Кликните «Зарегистрировать ККТ» и выберите «Заполнить параметры заявления вручную».
Шаг 3. Пустые окошки заполните следующими данными онлайн-кассы:
- Адрес установки, который нужно взять из справочника ФИАС. Для облачного решения вводится адрес ЦОД его поставщика
- Место установки: тип точки (например, парикмахерская или кафе) и фирменное наименование (например, «Татьяна»). Для онлайн-продаж указывается адрес сайта
- Модель и заводской номер. Его можно найти на обратной стороне ККТ или в ее паспорте, а у облачного варианта — в письме с выданной кассой
- Дополнительные сведения об использовании ККТ
- ОФД, с которым вы заключили договор
Шаг 4. Выберите модель и номер фискального накопителя.
Они есть в паспорте устройства, а пользователи облачных касс могут найти эти данные в письме или личном кабинете.
Шаг 5. Укажите ОФД, с которым бизнес заключил договор.
ИНН организации подставится автоматически.
Шаг 6. Кликните «Подписать и отправить».
Так вы заверите заявление на регистрацию ККТ УКЭП и направите его в ФНС.
Дождитесь, когда в строке «Состояние» статус поменяется на «Присвоен регистрационный номер ККТ». После этого необходимо завершить регистрацию. Вот как это сделать:
Шаг 7. Сгенерируйте на аппарате «Отчет о фискализации».
Алгоритм для разных моделей свой (обычно он есть в инструкции), но в любом случае потребуется выданный вашей кассе регистрационный номер.
Шаг 8. В ЛК кликните на значение в столбце «РНМ».
Шаг 9. В открывшейся карточке выберите «Завершить регистрацию».
Шаг 10. В появившемся окне укажите сведения из сформированного «Отчета о регистрации».
Важно: фискальному документу должен быть присвоен номер «1».
Кликните «Подписать и отправить». Обратите внимание: это нужно сделать в течение 5 дней с момента получения номера регистрации.
Шаг 11. Дождитесь, когда во вкладке «Список документов» появится карточка регистрации.
Она автоматически будет заверена УКЭП. Этот документ подтверждает регистрацию оборудования.
Зайдите в личный кабинет ОФД и убедитесь, что в нем появилась зарегистрированная касса, а услуги оператора оплачены. Теперь кассу можно использовать.
Регистрация онлайн-кассы через личный кабинет ОФД
В этом случае тоже понадобится УКЭП и действующий договор с посредником — оператором фискальных данных. Вид личного кабинета для онлайн-кассы может отличаться у разных ОФД, но «путь» регистрации похож. Вот как выглядит алгоритм в общем:
- В ЛК пользователя найдите вкладку «ККТ»
- Заполните в заявлении на регистрацию все пустые поля, подпишите и направьте документ в налоговую
- Дождитесь, когда рядом сККТ в личном кабинете появится статус «Зарегистрирован»
- Создайте на онлайн-кассе «Отчет о регистрации»
- В течение 5 дней после регистрации отправьте данные из сформированного отчета в ФНС
- Получите в ответ карточку о регистрации ККТ
Регистрация кассы через Госуслуги
Владельцу кассы потребуется авторизоваться в личном кабинете Госуслуг и выбрать услугу регистрации ККТ. Далее нужно выполнить следующие шаги:
- Заполнить все необходимые поля в заявлении на регистрацию
- Заверить УКЭП и направить документ в ФНС
- Получить регистрационный номер в личном кабинете
- Ввести регистрационный номер в ККТ и создать «Отчет о регистрации»
- Заполнить заявление данными из «Отчета о регистрации» и направить его в ФНС. Важно: это нужно сделать в течение 5 дней после регистрации нового оборудования
- Получить в ответ карточку о регистрации ККТ
Распространенные ошибки при регистрации онлайн-кассы
Регистрация кассового аппарата может показаться сложной, особенно тем, кто делает это впервые. Погрешности на одном из этапов могут привести к нарушениям в работе кассы и повлечь штрафы. Вот основные ошибки:
- Несовпадение регистрационных и реальных данных ККТ. Автоматической синхронизации между ними нет, поэтому при переносе информации вручную можно ошибиться. Если обнаружится ошибка, например, в адресе установки кассы, это будет расцениваться как нарушение в применении ККТ
- Неправильный регистрационный номер. Вносить его нужно очень внимательно, потому что с ошибкой завершить регистрацию ККТ не удастся
- Ошибочный ОФД. Это может произойти, если владелец кассы случайно выбрал не того агента
- Несоблюдение сроков. После присвоения регистрационного номера кассе у ее владельца есть 5 дней на подачу заявления в налоговую с данными из «Отчета о регистрации». Если он не успеет, то не сможет легально использовать ККТ и получит штраф
- Частая перерегистрация кассы. При каждой новой регистрации информация на фискальном накопителе обновляется, однако он способен перезаписывать данные не более 12 раз. После этого устройство не будет работать исправно, и его придется заменить
При некоторых ошибках онлайн-касса все равно будет работать и выдавать чеки, но уже с нарушениями. Тогда налоговая может приостановить деятельность компании или наложить штраф.
Чтобы избежать ошибок и санкций, используйте облачную онлайн-кассу от сервиса облачной фискализации CloudKassir. Специалисты помогут с подключением и настройкой ККТ на всех этапах, а также интеграцией с ОФД. Узнайте больше про преимущества облачной онлайн-кассы →
Для партнеров платежного сервиса CloudPayments также доступно комплексное решение, объединяющее интернет-эквайринг и облачную ККТ. Бизнес сможет круглосуточно принимать безналичные платежи и формировать электронные чеки в соответствии с законом.
