Работа с кассой и чеками

Как работать с кассой и чеками из Личного кабинета CloudPayments, если у вас подключена облачная онлайн-касса CloudKassir или Cloud-чеки — рассказываем на этой странице.

• Где найти чеки в Личном кабинете CloudPayments
• Как выгрузить прошлые чеки, которые не отображаются в ЛК
• Где посмотреть причины ошибок, когда чеки не сформировались
• Как сформировать чек прихода день в день
• Как сформировать чек коррекции
• Как передавать маркировку Честного знака в чеки

Чтобы найти чеки, перейдите в раздел Личного кабинета — Чеки и кассы, заполните поля фильтра и нажмите «Найти». Важно указать нужный период, когда чеки были сформированы — но этот период не должен превышать трех месяцев.

Выгрузить прошлые чеки — то есть чеки, которые были сформированы более трех месяцев назад, можно в Личном кабинете вашего ОФД (оператора фискальных даных).

При формировании чеков может произойти ошибка — в таком случае чек не сформируется. Чтобы найти несформированные чеки, перейдите в раздел Чеки и кассы → Ошибки.

В открывшемся окне вы увидите список несформированных чеков и описание ошибок. Если причина ошибки связана с некорректным заполнением чека, это можно исправить самостоятельно — например, отредактировать чек, нажав на кнопку редактирования.

Если причина ошибки техническая или связана с неоплатой кассы, напишите в чат в Личном кабинете — поможем разобраться.

Чек прихода формируется в пределах 24 часов с момента оплаты покупки.

1. Откройте Личный кабинет CloudPayments → раздел Чеки и кассы (в меню слева). В открывшемся разделе вы увидите подразделы, в каждом из которых есть нужная информация для работы с онлайн-кассой.
2. Выберите подраздел Чеки и нажмите синюю кнопку «Сформировать чек».
3. В открывшейся форме чека последовательно заполните поля — чтобы чек сохранился, обязательно заполните поля со «звездочкой». В сформированном чеке будет указана текущая дата.

1. Организация — выберите вашу организацию из выпадающего списка меню
2. Сайт — выберите нужную позицию из выпадающего меню, она может совпадать с названием организации
3. Тип чека — выберите тип документа «Приход»
4. E-mail — сюда необходимо ввести электронную почту клиента, чтобы он смог получить свою копию чека

Этот блок полезен для организаций, применяющих несколько систем налогообложения.

Чтобы указать в чеке нужную систему налогообложения, выберите ее в выпадающем списке поля «Система налогообложения».

Если у вас подключена услуга отправки чеков в СМС, и вы хотите, чтобы конкретный чек отправился покупателю, введите его номер телефона в соответствующее поле.

1. Впишите наименование товарной позиции или услуги в поле «Наименование» — например, «Урок английского языка», «Костюм с юбкой для девочки» Избегайте слов «товар», «услуга», «оплата».
2. Укажите цену.
3. Количество товаров или услуг в единицах — например, один.
4. Поле «Сумма» будет заполнено автоматически после указания цены и количества.
5. В поле «НДС» укажите ставку НДС вашей организации — например, у ИП на УСН с доходом менее 60 млн в год работа ведется «без НДС».
6. «Предмет расчета» — выберите исходя из объекта продажи. Для физических товаров зачастую применимы «Товар», для услуг «Услуги», «Работа».
7. Признак способа расчета ставится на основании длительности цикла сделки и количества оплат от клиента за одну покупку. Если предоплата полная — это «предоплата 100%», если же предоплата не полная и будет ещё один или несколько поступлений — это «предоплата». Если вы передаете товар клиенту сразу или сразу оказываете услугу, при этом получаете все средства разом –выберите «полный расчет».
8. Признак агента — указывается только в случаях, когда ваша организация работает по агентской схеме, например, туристическое агентство или перекуп автомобилей. Эта схема подразумевает привлечение поставщика товара или услуги, а вы выступаете третьей стороной в сделке, не продавая товар или услугу напрямую от себя.
9. Код маркировки — сюда вносится маркировка товара Честный Знак (при помощи сканера). Поле обязательно, если ваш товар маркирован, и вы обязаны передавать информацию по его коду в чек.
10. Дополнительная информация по чеку — это поле необязательно к заполнению, его можно использовать для внесения каких-либо важных сведений по чеку, например номер договора или ФИО клиента.
11. Чтобы добавить новую товарную позицию в чек, нажмите кнопку в виде зеленого плюса в шапке блока «Информация о товарах/услугах».
12. В поле «Итого по чеку» появится сумма по всем товарным позициям, а поле «Сумма к списанию» видно только внутри системы и не отображается на чеке — его можно проигнорировать.

В этом блоке можно выбрать один из пяти способов оплаты. По умолчанию система проставит всю сумму по чеку в поле «безналичными». При необходимости вы можете перенести эту сумму вручную в любое другое поле, например, в поле «предоплата», если вы формируете закрывающий чек и показываете зачет перед получением средств.

Когда необходимо формировать чек коррекции

• Если чек не был выдан своевременно — в течение 24 часов после покупки
• Если необходимо аннулировать первичный чек из-за ошибки

Как сформировать чек коррекции

1. Откройте Личный кабинет CloudPayments → раздел Чеки и кассы (в меню слева). В открывшемся разделе вы увидите подразделы, в каждом из которых есть нужная информация для работы с онлайн-кассой.
2. Выберите подраздел Чеки коррекции и нажмите синюю кнопку «Сформировать чек».
3. В открывшейся форме чека последовательно заполните поля — чтобы чек сохранился, обязательно заполните поля со «звездочкой». В сформированном чеке будет указана текущая дата.

Поля для заполнения

1. «Тип документа» — приход, возврат прихода или расход. При оплате клиентом покупки тип документа всегда «приход».
2. «Номер кассы» — выберите из выпадающего списка.
3. После выбора номера кассы поля «ИНН организации» и «Адрес расчета» будут заполнены автоматически.
4. «Дата корректируемого расчета» — можно указать дату покупки, дату получения платежа от клиента или дату оформления чека.
5. В полях «Кассир» и «ИНН Кассира» указываются ФИО и ИНН человека, формирующего чек. Если вы индивидуальный предприниматель, данные в обоих полях будут ваши.
6. «Место расчетов» — ссылка на сайт, с которого принимаются платежи. Этот же адрес указывается в налоговой при регистрации кассы.
7. «Тип коррекции» — указывается как «самостоятельно», если только вы не формируете чеки по требованию от ФНС. В этом случае у вас будет документ с номером.
8. «Номер предписания» — при самостоятельном типе коррекции необходимо указать нулевое значение, просто цифру 0.

Этот блок полезен для организаций, применяющих несколько систем налогообложения.

Чтобы указать в чеке нужную систему налогообложения, выберите ее в выпадающем списке поля «Система налогообложения».

Если у вас подключена услуга отправки чеков в СМС, и вы хотите, чтобы конкретный чек отправился покупателю, введите его номер телефона в соответствующее поле.

1. Впишите наименование товарной позиции или услуги в поле «Наименование» — например, «Урок английского языка», «Костюм с юбкой для девочки» Избегайте слов «товар», «услуга», «оплата».
2. Укажите цену.
3. Количество товаров или услуг в единицах — например, один.
4. Поле «Сумма» будет заполнено автоматически после указания цены и количества.
5. В поле «НДС» укажите ставку НДС вашей организации — например, у ИП на УСН с доходом менее 60 млн в год работа ведется «без НДС».
6. «Предмет расчета» — выберите исходя из объекта продажи. Для физических товаров зачастую применимы «Товар», для услуг «Услуги», «Работа».
7. Признак способа расчета ставится на основании длительности цикла сделки и количества оплат от клиента за одну покупку. Если предоплата полная — это «предоплата 100%», если же предоплата не полная и будет ещё один или несколько поступлений — это «предоплата». Если вы передаете товар клиенту сразу или сразу оказываете услугу, при этом получаете все средства разом –выберите «полный расчет».
8. Признак агента — указывается только в случаях, когда ваша организация работает по агентской схеме, например, туристическое агентство или перекуп автомобилей. Эта схема подразумевает привлечение поставщика товара или услуги, а вы выступаете третьей стороной в сделке, не продавая товар или услугу напрямую от себя.
9. Код маркировки — сюда вносится маркировка товара Честный Знак (при помощи сканера). Поле обязательно, если ваш товар маркирован, и вы обязаны передавать информацию по его коду в чек.
10. Дополнительная информация по чеку — это поле необязательно к заполнению, его можно использовать для внесения каких-либо важных сведений по чеку, например номер договора или ФИО клиента.
11. Чтобы добавить новую товарную позицию в чек, нажмите кнопку в виде зеленого плюса в шапке блока «Информация о товарах/услугах».
12. В поле «Итого по чеку» появится сумма по всем товарным позициям, а поле «Сумма к списанию» видно только внутри системы и не отображается на чеке — его можно проигнорировать.

В этом блоке можно выбрать один из пяти способов оплаты. По умолчанию система проставит всю сумму по чеку в поле «безналичными». При необходимости вы можете перенести эту сумму вручную в любое другое поле, например, в поле «предоплата», если вы формируете закрывающий чек и показываете зачет перед получением средств.

Чтобы передавать маркировку Честного знака в чеки, необходимо убедиться в том, что вы включили работу с разрешительным режимом в настройках кассы в Личном кабинете.

1. Откройте Личный кабинет → раздел Чеки и кассы → Настройки
2. Включите тумблер «Разрешительный режим» и добавьте номер токена кассы из кабинета Честного знака

Разрешительный режим поможет вам в моменте формирования чека автоматически проверять маркировку на валидность, проверять статус маркировки в Честном знаке.

1. Найдите чек на «предоплату 100%» нажмите кнопку «Копировать чек» в правой части строки
2. В открывшейся копии измените признак способа расчета на «полный расчет», проставьте зачет предоплаты, чтобы избежать дублирования выручки по этой продаже
3. Перенесите сумму по чеку из поля «безналичными» в поле «предоплата» и убедитесь, что после переноса в поле «безналичными» сумма изменилась на 0 рублей

1. Переключите раскладку клавиатуры на английский язык
2. Отсканируйте маркировку Честного знака при помощи сканера — код маркировки отобразится в соответствующем поле
3. Чтобы в режиме реального времени проверить маркировку и убедиться, что вы можете продавать товар, нажмите кнопку «Проверить код маркировки»

Если проверка прошла успешно, сформируйте чек по кнопке «Сформировать чек».