Что такое комплаенс: все, что нужно знать бизнесу простыми словами

Чтобы бизнес мог работать без проблем и получать прибыль, важно соблюдать требования законодательства и другие нормативные требования. Инструмент, который помогает предпринимателям соблюдать их и при этом работать эффективно — это комплаенс. В этой статье разберемся, что такое комплаенс, зачем он нужен бизнесу и как его внедрить.

Комплаенс или комплайнс (от англ. сompliance — соответствие) — это система мер, которая помогают бизнесу соблюдать различные требования, а также предотвращать риски, связанные с их нарушением. Эти требования могут быть как внешними — например, законы и нормативные акты, так и внутренними — корпоративные правила и стандарты.

При этом комплаенс охватывает не только обязательные нормы, но и добровольные стандарты и регламенты: внутренние политики, кодексы поведения, этические принципы. Их соблюдение показывает, какую ответственность компания несет перед партнерами, клиентами, сотрудниками и обществом в целом.

Цель комплаенса — снижение рисков нарушений и их последствий для бизнеса. Соблюдение комплаенса помогает компании сохранять репутацию и избегать штрафов, проблем с клиентами и законом.

Чтобы лучше разобраться, что такое комплаенс, приведем аналогию:

Представим спортивную команду. Чтобы побеждать и при этом избегать дисквалификаций, репутационных скандалов и штрафов, нужно работать в нескольких направлениях: соблюдать правила игры, тренироваться по расписанию, следовать командной стратегии, не использовать допинг, правильно выстраивать отношения с болельщиками и многое другое. Все эти направления вместе — и есть комплаенс.

Если не соблюдать комплаенс, могут возникнуть проблемы: команда рискует потерять спонсоров и доверие болельщиков, получить штрафные санкции или дисквалификацию.

То же самое и в бизнесе: чтобы работать эффективно, получать прибыль и минимизировать возможные риски, нужно соблюдать комплаенс — систему, которая помогает соблюдать внешние и внутренние правила.

Комплаенс позволяет выявлять уязвимости, разрабатывать понятные правила и процедуры для снижения рисков бизнеса. На практике это означает решение целого ряда задач, ниже — основные из них:

Сам по себе комплаенс ничего не контролирует — это не орган и не должность. Это система правил, процедур и практик, которых бизнес придерживается, чтобы избежать нарушений и снизить риски. В зависимости от того, какую именно сферу рисков охватывает комплаенс, его можно разделить на несколько видов. Ниже — основные из них:

Каждая компания сама определяет, какие направления комплаенса внедрять и использовать. Обычно на практике работает сразу несколько направлений комплаенса одновременно — это позволяет комплексно управлять рисками и следить за соблюдением необходимых требований.

Например, банковский комплаенс — это целый комплекс, который включает разные направления комплаенса, адаптированные под специфику работы банка. В частности, банковский комплаенс предусматривает проверку операций клиентов — физических, юридических лиц и ИП — на соответствие законодательным и нормативным требованиям, включая № 115-ФЗ.

Несоблюдение этих требований может привести к лишению банка лицензии. Для удобства проверки существует специальная платформа ЦБ РФ «Знай своего клиента», которая помогает банкам оперативно получать необходимую информацию о клиентах и снижать риски.

О законах, включая 115-ФЗ, которые должен знать каждый предприниматель, рассказали в этом посте. Подписывайтесь на telegram-канал Cloud, чтобы получать полезные советы для бизнеса и всегда быть в курсе важных изменений.

Комплаенс-контроль — это регулярная проверка и мониторинг работы компании на соответствие законам, нормативным актам и внутренним политикам. В разных организациях процесс может отличаться, но основная цель одинаковая — выявлять и снижать риски, предотвращать нарушения и следить за соблюдением всех требований законодательства.

Вот как комплаенс-контроль может работать на практике:

В крупных компаниях, особенно в финансовой и международной сферах, обычно создают отдел комплаенса, который следит за соблюдением законов, внутренних правил, этических норм и реагирует на сигналы о рисках и нарушениях. Сотрудники, которые этим занимаются, называются комплаенс-менеджерами.

Комплаенс — это не только контроль за соблюдением требований, но и организация всей связанной с этим «бумажной работы». Отдел разрабатывает инструкции, протоколы, политики, которые помогают ничего не нарушить и соответствовать требованиям, а также собирает отчетность для регуляторов, отвечает на запросы и делает все необходимое, чтобы доказать: бизнес работает по правилам.

Часто организации привлекают внешних специалистов — юристов или консультантов, которые помогают выстроить, поддерживать и сопровождать комплаенс-систему. Предприниматели иногда берут ответственность за комплаенс на себя полностью или частично, используя, например, доступные банковские сервисы или комплаенс-ассистентов для предотвращения и оценки рисков.

Соблюдение комплаенс-требований всегда в интересах бизнеса, поскольку это помогает минимизировать риски и защищает репутацию компании. Поэтому комплаенс нужен в той или иной форме практически любому бизнесу — ведь везде существуют законы, правила и внутренние стандарты, которые необходимо соблюдать. Масштаб и степень формализации комплаенса зависят от размера компании, отрасли и уровня рисков.

Например, крупным финансовым компаниям, где сложные многоуровневые процессы и много законодательных нюансов, имеет смысл открыть отдел комплаенса, малому бизнесу — приглашать специалистов на аутсорсе или частично делегировать на других сотрудников, а у ИП — использовать базовые инструменты и сервисы для соблюдения требований или самостоятельно следить за основными правилами.

Независимо от того, как именно будет реализован комплаенс, нужно подготовиться к его внедрению. Вот несколько шагов, которые помогут это сделать:

Изучите бизнес-процессы и определите особенно уязвимые области: где могут слабые места, какие лазейки для злоумышленников, возможность нарушить закон или внутренние правила. Это может быть, например, работа с деньгами, персональными данными или внешними подрядчиками.

Разработайте понятные инструкции, политики и протоколы, которые помогут сотрудникам правильно действовать в разных ситуациях и соблюдать требования закона и внутренние стандарты.

Проведите тренинги, вебинары или короткие обучающие сессии, чтобы сотрудники понимали, зачем нужны те или иные требования, как их соблюдать и какие могут быть последствия за нарушения. При изменениях правил важно вовремя информировать команду и давать четкие инструкции — как теперь действовать и на что обращать внимание.

Установите механизмы, которые помогают отслеживать соблюдение правил: внутренние проверки, отчеты, системы уведомлений о подозрительных ситуациях. Разработайте план действий на случай выявления нарушений — как их расследовать, кто отвечает за устранение проблемы и как избежать повторений.

Комплаенс не работает по принципу «один раз сделал — и забыл». Законодательство, бизнес-процессы и риски меняются, поэтому важно регулярно пересматривать и при необходимости обновлять политику, процедуры и обучающие материалы. Это поможет поддерживать систему в актуальном состоянии и снижать риски.

При подключении сторонних решений — платежных систем, CRM, облачных сервисов и других инструментов — важно учитывать, как они соответствуют требованиям по безопасности, защите данных и прозрачности операций.

Например, платежный сервис CloudPayments уже включает в себя готовые механизмы для соблюдения требований законодательства, его инфраструктура сертифицирована по международному стандарту безопасности платежных систем и проходит ежегодный аудит. Это обеспечивает надежную защиту данных и стабильную работу сервисов, снижает нагрузку на бизнес и упрощает соблюдение комплаенса.

CloudPayments сотрудничает с проверенными банками, которые контролируют соблюдение всех необходимых стандартов и требований безопасности.

Со своей стороны CloudPayments строго придерживается требований комплаенса, предпринимая все необходимые меры по предотвращению мошеннических и подозрительных платежных операций. В рамках этих мер сервис проводит предварительную комплаенс-проверку деятельности мерчантов, выявляя и подсвечивая возможные риски.

CloudPayments подходит почти всем ИП и ООО, принимающим онлайн-платежи — через сайты, приложения, мессенджеры или соцсети. Подключение интернет-эквайринга возможно через готовые платежные модули, API или с помощью платежных ссылок и QR-кодов — без кода и лишних сложностей.

Чтобы соблюдать требования 54-ФЗ, удобно подключить вместе с интернет-эквайрингом CloudPayments облачную онлайн-кассу CloudKassir — электронные чеки автоматически передаются в ФНС, а мерчант видит их вместе с данными о транзакциях в Личном кабинете.

Для подключения CloudPayments оставьте заявку — менеджер свяжется с вами и поможет с подключением.