Почти каждый бизнес обязан проводить расчеты с клиентами через онлайн-кассы. Но кассы не смогут полноценно работать без фискального накопителя. Разберемся, что это за устройство и зачем оно нужно.
Фискальный накопитель — что это в онлайн-кассе?
Когда продавец пробивает на кассе чек, формирует отчет или другой фискальный документ, информация об этом записывается на специальное устройство — фискальный накопитель (ФН).
Что такое фискальный накопитель в онлайн кассе? Это опломбированная коробочка с микрочипом, модулем для подключения к ККТ и внутренней памятью. Простыми словами, фискальный накопитель — это что-то вроде флешки, которая вставляется внутрь онлайн-кассы и выполняет функцию электронной памяти.
Записанные на ФН данные автоматически поступают в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Информация на ФН хранится в защищенном виде — ее нельзя удалить или изменить, поэтому налоговая получает достоверные данные о расчетах.
Для чего нужен фискальный накопитель бизнесу
Фискальный накопитель — это обязательный элемент системы расчетов. Без него онлайн-касса не может передавать сведения оператору фискальных данных и ФНС — а значит, и применять ККТ в соответствии с требованиями 54-ФЗ.
Информация с ФН передается в налоговую автоматически — бизнесу не нужно делать это вручную. Такой формат работы упрощает процессы и избавляет от лишней рутины. Данные, записанные на ФН, нельзя изменить или подделать, поэтому налоговая получает только точную информацию. Благодаря этому снижается риск штрафов и дополнительных проверок, что удобно для бизнеса.
Устройство нужно хранить в течение 5 лет после использования — это нужно, если налоговой потребуется дополнительная проверка.
В любом фискальном документе есть строка «ФН» — это уникальный номер фискального накопителя, который установлен в кассе. Зная его, можно проверить подлинность документа, например, чека возврата и убедиться, что операцию провели законно. Правильно сформированные чеки с применением фискального накопителя имеют юридическую силу — они защищают права покупателей и подтверждают законность сделок. Например, кассовый чек можно использовать для возврата денег клиентам
Простыми словами, фискальный накопитель нужен бизнесу для прозрачной, удобной и законной работы.
Срок действия фискального накопителя
Максимальный срок действия фискального накопителя может быть 15 или 36 месяцев — зависит от модели устройства. Дольше установленного периода ФН использовать нельзя: он перестает работать и записывать данные.
Иногда устройство нужно менять раньше, чем закончится реальный срок действия фискального накопителя — например, если на кассе было сформировано слишком много документов, и память закончилась. Когда память ФН заканчивается, ККТ «предупреждает» об этом — например, партнеры CloudKassir получают уведомления о заполнении ФН в Личном кабинете и на электронную почту.
Когда срок действия фискального накопителя закончился или его память заполнилась, устройство нужно поменять на новое. Если этого не сделать, ФН престанет записывать данные, а ФНС не получит достоверную информацию — это может расцениваться как нарушение 54-ФЗ и привести к штрафам.
Можно ли работать без фискального накопителя
Если бизнес обязан использовать онлайн-кассу, она должна работать вместе с фискальным накопителем — без него проводить расчеты по закону нельзя. Исключение — самозанятые и ИП, которые могут работать без кассы. Подробно про такие случаи мы рассказали в этой статье →
Партнерам CloudPayments можно работать без фискального накопителя, аренды или покупки или регистрации собственной кассы — для этого нужно подключить решение CloudЧеки. Все расчеты проходят через кассу CloudKassir и записываются на фискальный накопитель сервиса, а чеки приходят покупателям по электронной почте — все, как требует 54-ФЗ. Решение CloudЧеки подходит бизнесу с оборотом ниже 1 млн рублей.
В этом посте — наглядный разбор, чем отличается решение CloudЧеки от аренды облачной кассы CloudKassir. Подписывайтесь на telegram-канал Cloud для полезных разборов и советов для вашего бизнеса.
Как выбрать фискальный накопитель
Использовать фискальный накопитель можно только из реестра ФНС. Если модели нет в списке, то законно проводить расчеты не получится — будут основания для штрафов. Выбрать любой фискальный накопитель нельзя — нужно обратить внимание на особенности работы вашего бизнеса. Вот основные:
- ФФД — он зависит от того, какими товарами или услугами торгует продавец. Например, не все онлайн-кассы и ФН поддерживают работу с маркированными товарами, а значит использовать такие модели для расчетов не получится
- Налоговый режим бизнеса. От него зависит, какой срок действия фискального накопителя должен быть в ККТ: на 15 или 36 месяцев. Если выбрать неподходящий, ФНС может оштрафовать
В этой статье мы подробно рассказываем, на что еще обратить внимание и даем советы, как выбрать фискальный накопитель.
В отличие от ККТ, которую можно купить или арендовать, фискальный накопитель нужно обязательно приобрести — он остается собственности бизнеса. Кроме того, продавец обязан хранить использованное устройство в течение 5 лет — это нужно, если налоговой потребуется дополнительная проверка.
Если вы арендуете облачную онлайн-кассу CloudKassir, наши специалисты помогут вам подобрать подходящий фискальный накопитель, установят его в ККТ и запустят его в работу.
Аренда облачной онлайн-кассы подходит почти всем видам бизнеса на любой системе налогообложения. Фискализируйте платежи наличными и на расчетный счет в соответствии с 54-ФЗ — идеальный вариант для самозанятых, курьерских служб, такси. Облачная онлайн-касса CloudKassir поддерживает работу с маркированными товарами — работайте легко и уверенно, без сложностей и штрафов.
Подключите интернет-эквайринг CloudPayments и облачную кассу CloudKassir, чтобы принимать онлайн-платежи и фискализировать платежи.
При подключении комплексного решения вся информация о транзакциях и чеках хранится в едином Личном кабинете, а покупатели получают уведомления об оплате и чеки в одном электронном письме — удобно и без лишних сообщений.
Частые вопросы:
Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе?
Фискальный накопитель — это устройство с микрочипом и внутренней памятью, которое записывает и хранит все данные о расчетах.
Зачем бизнесу нужен фискальный накопитель?
Фискальный накопитель нужен бизнесу для прозрачной, удобной и законной работы. Без ФН не получится передать данные в ФНС, а значит — законно работать на онлайн-кассе.
Как долго действует фискальный накопитель?
Срок службы фискального накопителя зависит от модели — 15 или 36 месяцев. После окончания фактического срока действия или после заполнения памяти устройство нужно заменить.
Сколько нужно хранить использованный ФН?
В течение 5 лет.
Можно ли арендовать фискальный накопитель?
Нет, фискальный накопитель можно только купить — он остается в собственности бизнеса.
Какие последствия, если не заменить заполненный или просроченный ФН?
Он перестает записывать и передавать данные в ФНС — это считается нарушением 54-ФЗ и может привести к штрафам.
Как выбрать подходящий фискальный накопитель?
Выбирайте только устройства из реестра ФНС, учитывайте особенности вашего бизнеса, налоговый режим и вид товаров, с которыми работаете.
Как CloudKassir помогает с фискальным накопителем?
Специалисты CloudKassir помогают выбрать и установить подходящее устройство. Сервис уведомляет о заполнении ФН в Личном кабинете и по электронной почте.
