Какая онлайн-касса лучше для интернет-магазина: советы по выбору

Согласно 54-ФЗ, почти весь бизнес обязан использовать онлайн-кассу при расчете с физлицами. Если предприниматель этого не сделает, его оштрафуют, а работу организации могут приостановить. Из этой статьи вы узнаете, что такое онлайн-касса, кто обязан ее использовать и как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина.

Онлайн-касса – это современная кассовая контрольная техника (ККТ), которая пришла на смену аппаратам старого образца. Она автоматически отправляет данные о платежных операциях в ФНС через интернет.

Ключевой элемент онлайн-касс — фискальный накопитель (ФН). Это микрочип, который записывает и хранит сведения о расчетах. Узнать больше о том, что такое онлайн-касса →

Данные с ФН передаются в налоговую не напрямую. Они проходят через посредника – оператора фискальных данных (ОФД). Это аккредитованная компания, которая получает сведения о каждом сформированном чеке, проверяет, определенным образом шифрует и передает в ФНС. Без договора с ОФД подключить онлайн-кассу магазину или другому бизнесу нельзя.

Так схематически выглядит весь процесс:

Важно понимать, что эквайринг для интернет-магазина не заменяет онлайн-кассу. Предоставить покупателю фискальный чек и передать информацию в ФНС может только ККТ, а при расчете через эквайринг клиент получит лишь квитанцию об оплате.

Эти продукты можно подключить отдельно или использовать комплексное решение с облачной онлайн-кассой и платежной системой для интернет-магазина. Оно позволит управлять всеми инструментами через единый личный кабинет.

Любые представители бизнеса, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны проводить расчеты через онлайн-кассы. Но есть ряд случаев, в которых налогоплательщик имеет право работать без ККТ. Расскажем о них подробнее.

ИП, которые занимаются специфическими видами деятельности, могут не использовать кассы. Например, ее не нужно подключать, если вы торгуете на розлив безалкогольными напитками или оказываете услуги сиделки. Полный список ИП, которым допустимо работать без онлайн-касс, представлен в статье 2 № 54-ФЗ.

Онлайн-кассы не нужны индивидуальным предпринимателям, торгующим с юридическими лицами только по безналичному расчету. В этом случае оплата проводится не через ККТ, а напрямую по реквизитам с одного счета на другой.

Без онлайн-кассы могут работать самозанятые и ИП, применяющие налог на профессиональный доход. Нанимать сотрудников при этом нельзя, а доход от деятельности должен быть не более 2,4 млн рублей в год. Бизнес на НПД (налог на профессиональный доход) формирует чеки через «Мой налог», а не с помощью ККТ.

Если ваша деятельность не попадает под перечисленные исключения, вам придется использовать онлайн-кассу для магазина или другого бизнеса. Какие штрафы грозят за нарушение 54-ФЗ →

Интернет-магазины не попадают в перечень исключений, которым можно обойтись без онлайн-кассы, поэтому ее необходимо подключить. Однако и здесь есть нюанс, связанный с участием посредников, про это расскажем ниже.

Когда покупатель оплачивает товар в интернет-магазине, он должен получить чек в электронном виде. Например, в SMS или по почте. Если продавец получает платеж от покупателя напрямую, то фискальный чек обязан отправить именно он. В этом случае интернет-магазину не обойтись без ККТ.

Но есть случаи, когда индивидуальному предпринимателю не понадобится касса для интернет-магазина.

Иногда при онлайн-продажах деньги от клиента продавцу поступают не напрямую. Бизнес может сотрудничать с организацией, которая выступает посредником и берет на себя доставку товаров, прием платежей и выдачу чеков покупателям. В этом случае использовать для работы онлайн-кассу обязан уже агент, а не интернет-магазин.

В роли такой организации может выступать:

Принцип работы у всех современных ККТ один, но они имеют разный вид и функционал, что мы подробно уже описали в статье про онлайн-кассы. Здесь мы кратко расскажем про их основные типы.

1. Модульные или стационарные — это совокупность интегрированных друг с другом устройств: монитора, клавиатуры, денежного ящика, фискального накопителя и прочих. Этот комплект иначе называется POS-системой. Стационарные кассы имеют собственный процессор, поэтому обладают большой производительностью

2. Автономные или мобильные представляют собой цельные и компактные устройства, которые состоят из экрана, чекового принтера, фискального накопителя и других необходимых для работы компонентов. У таких ККТ могут быть разные модели, но все они могут работать через Wi-Fi или мобильный интернет без подключения к компьютеру

3. Облачные нельзя увидеть в магазине или офисе. Они не имеют привычной физической «оболочки» и находятся в дата-центре. Данные о расчетах собираются и хранятся в облаке, а предприниматель видит их в личном кабинете. Облачную кассу для интернет-магазина можно приобрести или арендовать

Пример того, как выглядят данные из облачной кассы CloudKassir в личном кабинете:

Если доставку товара и прием платежей вы делегируете агенту, то онлайн-кассу для магазина подключать не нужно. А если вы собираетесь делать это своими силами, то нужно определиться с видом кассы.

Выбор зависит от способа приема платежей. Вы можете предложить клиентам один из следующих вариантов:

• Оплата на сайте интернет-магазина исключительно

В этом случае стоит подключить облачную кассу. Тогда вы сможете обрабатывать платежи круглосуточно, а ваши клиенты быстро получат чек удобным способом. Онлайн-кассу дешевле арендовать, но еще выгоднее вместе с ней подключить эквайринг к интернет-магазину, что предлагает CloudPayments. Так вы получите единый доступ к двум сервисам и бесплатное подключение ККТ к ОФД

• Оплата при получении на собственном ПВЗ

Тогда потребуется физическая онлайн-касса, поскольку вы обязаны будете выдать бумажный чек клиенту. Для торговой точки с большим потоком покупателей лучше использовать модульную кассу, а для средней можно обойтись и автономной/мобильной

• Оплата при получении с доставкой курьером

Здесь допустимо использовать мобильную кассу, но удобнее подключить облачную кассу для курьеров от CloudKassir. В этом случае ваш сотрудник не берет устройство с собой, а фиксирует платеж в специальном приложении. Так одна облачная касса заменит несколько мобильных

Чтобы приступить к работе с онлайн-кассой, нужно сделать несколько шагов:

1. Приобрести аппарат подходящей модели из списка на сайте ФНС и фискальный накопитель, если его нет в комплекте с кассой. Или обратиться в сервис облачных касс и арендовать аппарат с ФН

2. Заключить договор с ОФД. Без него налоговая не зарегистрирует кассу. На сайте ФНС можно выбрать любую организацию из официального реестра. Кстати, если арендовать облачную онлайн-кассу CloudKassir, то вас подключат к ОФД бесплатно. Узнайте обо всех преимуществах сервиса →

3. Получить в налоговой усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Она нужна для дистанционной регистрации ККТ. Если у вашего бизнеса уже есть УКЭП, повторно ее оформлять не нужно

4. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, используя нашу пошаговую инструкцию →

1. Интернет-магазины обязаны иметь онлайн-кассу. Она не нужна только в том случае, если платежи принимает посредник

2. Интернет-эквайринг позволяет принимать безналичные платежи, а онлайн-касса необходима для расчетов с клиентами и передачи сведений о них в ФНС. Удобнее использовать комплексные решения, например, подключить сервис для оплаты в интернет-магазине и цифровую кассу от CloudKassir

3. Для приема платежей в интернет-магазине исключительно онлайн подходит цифровая касса. Ее можно купить, но удобнее и выгоднее взять ее в аренду у компаний, которые берут на себя большую часть работ

4. Перед работой с ККТ требуется заключить договор с ОФД, а затем зарегистрировать аппарат в ФНС