Электронные чеки подтверждают, что покупатель оплатил заказ, а расчет прошел через онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ. В этой статье рассказываем, как подключить электронные чеки и как получить кассовый чек в электронном виде.
Что такое электронные чеки онлайн и зачем они нужны
Электронный чек онлайн — это фискальный документ, который формируется на ККТ и подтверждает оплату покупки. Он содержит те же обязательные реквизиты, что и бумажный чек — наименование товара, номер КТТ, сумму покупки, номер ФН и другие данные — и полностью его заменяет. Бумажный и электронный чек имеют одинаковое назначение — подтвердить факт покупки, а отличаются только формой, способом и временем выдачи. Вот таблица для наглядности:
| Фискальный чек | Способ получения | Форма | Время выдачи |
| Бумажный | Печатается на кассе и выдается на руки покупателю | Печатный документ | Сразу после оплаты |
| Электронный | Приходит по электронной почте, в СМС, сохраняется в мобильном приложении | Электронный файл — при желании его можно распечатать | Обычно сразу после оплаты, но может и позже — если товар доставляет курьерская служба, сотрудник магазина или почта |
Бумажный
Способ получения
Печатается на кассе и выдается на руки покупателю
Форма
Печатный документ
Время выдачи
Сразу после оплаты
Электронный
Способ получения
Приходит по электронной почте, в СМС, сохраняется в мобильном приложении
Форма
Электронный файл — при желании его можно распечатать
Время выдачи
Обычно сразу после оплаты, но может и позже — если товар доставляет курьерская служба, сотрудник магазина или почта
54-ФЗ разрешает выдавать электронный чек онлайн вместо бумажного или вместе с ним. Фискальный документ, независимо от его формата, подтверждает факт оплаты покупки и имеет юридическую силу. Например, для оформления возврата средств покупателю необязательно иметь бумажный экземпляр — подойдет электронный чек онлайн.
Электронные чеки: как получить после оплаты
Весь бизнес, который обязаны применять онлайн-кассы для расчетов, обязан передавать данные о продаже в ОФД и выдавать чеки покупателям. Выдает его покупателю тот, кто ведет расчеты — кассир или сервис аренды онлайн-касс, например, CloudKassir.
Чек формируется не по желанию покупателя, а в любом случае — это нужно, чтобы фискальный накопитель зафиксировал факт расчета, а информация о покупке ушла в ФНС с онлайн-кассы. Если чек не пробить, ККТ не зарегистрирует факт продажи, а значит, расчет пройдет мимо налоговой — это нарушение закона.
Покупатель может выбрать, как получить электронный чек — по СМС или e-mail, оставив контактные данные до момента расчета. Вот общая схема, как сделать электронный чек после оплаты:
- Принять оплату от покупателя — наличными или безналичным способом. Для приема онлайн-платежей на сайте или в приложении удобно подключить интернет-эквайринг CloudPayments
- Сформировать на ККТ чек с данными покупки. Данные автоматически записываются на ФН и отправляются в налоговую через ОФД
- Отправить электронный чек клиенту — автоматически или вручную, зависит от используемой кассы и программного обеспечения. Через сервис CloudKassir это можно сделать обоими способами: автоматически и вручную
Как подключить электронные чеки
Чтобы отправлять электронные чеки, нужна онлайн-касса с доступом в интернет и специальным ПО — это может быть отдельная программа или модуль в составе комплексного софта для торговли. Можно подключить электронные чеки как на «обычных» ККТ, так и на облачных онлайн-кассах — например, при аренде через CloudKassir.
Кроме того, для законных расчетов у продавца должен быть договор с ОФД — это организация, которая проверяет сформированный на кассе чек и передает его в ФНС. При аренде облачной онлайн-кассы CloudKassir специалисты берут на себя подключение к ОФД — эта услуга бесплатная.
Иногда электронный чек отправляется через личный кабинет ОФД — у некоторых операторов можно настроить автоматическую отправку чеков. При аренде облачной кассы CloudKassir можно формировать и отправлять электронные чеки как автоматически, так и вручную через Личный кабинет — это необходимо, если платежи приходят на расчетный счет или наличными, например, через курьера.
Важно: если ККТ работает в автономном режиме, то есть без подключения к интернету, прислать электронный чек покупателю не получится — продавец обязан выдать бумажный.
Куда приходят электронные чеки
После оплаты покупатель может выбрать, как получить чек. Вот несколько распространенных вариантов, куда приходят электронные чеки:
- На e-mail. В этом случае фискальный чек обычно приходит в формате PDF, а сам документ содержит обязательные реквизиты и QR-код — он нужен для проверки чека. В качестве отправителя обычно выступает ОФД или сервис аренды облачной онлайн-кассы, например, CloudKassir — именно он ответственный за передачу фискального документа покупателю. При этом в самом чеке указаны данные продавца — название, ИНН и все остальное
- В СМС. Покупателю на телефон приходит сообщение со ссылкой на чек — перейдя по ней, фискальный документ можно скачать, распечатать или сохранить в приложении «Мои чеки»
- По QR-коду. В этом случае чек не приходит напрямую покупателю — вместо него отображается QR-код, который нужно отсканировать и сохранить появившийся чек. Такой способ часто используют, например, при продажах через вендинговые аппараты — у большинства из них нет технической возможности распечатать чек или получить его еще как-то
Как получить кассовый чек в электронном виде
Обычно покупатель сам решает, как получить кассовый чек в электронном виде — на e-mail или по СМС — и оставляет контактные данные. Если в них ошибка, и чек из-за нее не дошел клиенту, продавец за это не отвечает: он сделал то, что должен — сформировал и отправил чек, а проверять правильность данных не обязан.
Если на электронной почте или в сообщениях нет чека, покупатель может обратиться к продавцу с просьбой выслать ему фискальный документ еще раз. Вот как получить кассовый чек в электронном виде продавцу:
- Через ОФД. Оператор хранит все сведения о расчетах и чеки, поэтому если фискальный документ был пробит на кассе, его можно найти и скачать в личном кабинете ОФД
- Через CloudKassir. Чеки, сформированные продавцом, доступны в личном кабинете и через API сервиса — они надежно хранятся и легко выгружаются в пару кликов
После того как покупатель получил кассовый чек в электронном виде или на бумаге, он может проверить его на сайте ОФД или ФНС — по QR-коду или обязательным реквизитам.
Электронные чеки для ИП: особенности подключения
Чтобы формировать электронные чеки для ИП, нужна онлайн-касса. В этой статье мы рассказали про тонкости использования ККТ для ИП — с рекомендациями и исключениями. Если предприниматель не попадает в список тех, кто освобожден от обязательного применения ККТ, то обязан проводить расчеты через зарегистрированную онлайн-кассу.
Если предприниматель зарегистрирован не как ИП, а как самозанятый, он формирует чеки через «Мой налог» — касса в этом случае не нужна. О том, чем отличаются эти режимы и какие налоги платят на каждом из них рассказали в этой статье →
Чтобы формировать электронные чеки для ИП и ООО для онлайн-продаж, нужно подключить облачную онлайн-кассу к интернет-эквайрингу — используйте удобное комплексное решение CloudPayments + CloudKassir. С ним бизнес может принимать онлайн-платежи по иностранным и российским картам, через быстрые Рау-методы, в рассрочку и Долями — увеличивая средний чек, конверсии в оплату и объем продаж. При этом каждый платеж фискализируется по 54-ФЗ, а электронные чеки и квитанция об оплате приходят покупателям в одном письме — без лишних уведомлений.
Для удобной работы и управления все данные о транзакциях и чеки сохраняются в едином Личном кабинете, который доступен онлайн в любое время. Работайте без физического оборудования: оформляйте чеки коррекции, создавайте сразу несколько чеков для разных операций, работайте с маркированными товарами — все через облако.
Если у вашего бизнеса оборот ниже 1 млн рублей, фискализируйте платежи без покупки ФН и аренды кассы — подключите CloudЧеки и интернет-эквайринг CloudPayments.
Подробно о том, чем отличается облачная онлайн-касса от решения CloudЧеки рассказали в этом посте.
Оставьте заявку на подключение — с вами свяжется менеджер, проконсультирует и поможет настроить интеграцию.
Частые вопросы:
Что такое электронный чек онлайн?
Это фискальный документ, который формируется на ККТ для подтверждения факта оплаты покупки и передается покупателю в электронном виде.
Как покупатель может получить электронный чек?
По e-mail, СМС или через QR-код.
Можно ли использовать электронный чек вместо бумажного?
Да, по 54-ФЗ электронный чек может полностью заменить бумажный, он имеет такую же юридическую силу.
Что нужно, чтобы подключить электронные чеки?
Онлайн-касса с доступом в интернет, договор с ОФД и ПО для отправки чеков — все эти решения можно получить через сервис аренды облачной онлайн-кассы CloudKassir.
Что делать, если чек не пришел покупателю?
Покупатель вправе обратиться к продавцу за копией чека. Продавец может получить чек через личный кабинет ОФД или сервис CloudKassir.
Нужно ли самозанятым подключать ККТ для формирования электронных чеков?
Нет, самозанятые формируют чеки через приложение «Мой налог», онлайн-касса им не требуется.
Что делать, если касса работает без интернета?
Если касса работает в автономном режиме, электронный чек отправить невозможно — продавец обязан выдать бумажный чек.
Как формировать электронные чеки
Автоматически или вручную — если продавец принимает оплату наличными или на расчетный счет.
