54-ФЗ обязывает почти весь бизнес передавать данные о наличных и безналичных расчетах в ФНС через онлайн-кассы. Сведения поступают с контрольно-кассовой техники (ККТ) в налоговую не напрямую, а через оператора фискальных данных (ОФД). В этой статье рассказываем, что такое ОФД, какие у него функции и как выбрать ОФД.
Что такое ОФД
Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация, которая получает, хранит и передает в налоговую все виды фискальных документов. Проще говоря, это посредник между ФНС и торговой точкой. Список ОФД, которые имеют право обрабатывать фискальные данные, опубликован на сайте налоговой.
Функции ОФД
Оператор фискальных данных помогает бизнесу и налоговой просто и понятно взаимодействовать друг с другом — данные о продажах шифруются, проверяются и передаются автоматически без лишних процедур. Информация при этом надежно защищена, так что подделать или украсть ее практически невозможно.
Оператор фискальных данных выполняет следующие функции:
| Что | Зачем |
| Защита данных | ОФД шифрует и надежно хранит информацию о расчетах — это обеспечивает безопасность данных, защищает их от подделки, доступа третьих лиц и мошенничества |
| Хранение данных | ОФД хранит все фискальные данные в течение 5 лет — это нужно, если налоговая решит провести проверку или запросить дополнительные сведения о расчетах |
| Передача фискальных данных в ФНС | ОФД передает все фискальные документы, включая чеки и отчеты, в ФНС — так налоговая оперативно получает достоверную информацию о расчетах и может проводить проверки на соответствие законодательству |
| Подтверждение данных | ОФД отправляет на кассу фискальный признак — цифровое подтверждение того, что продажа прошла правильно и в соответствии с законом |
Защита данных
Зачем
ОФД шифрует и надежно хранит информацию о расчетах — это обеспечивает безопасность данных, защищает их от подделки, доступа третьих лиц и мошенничества
Хранение данных
Зачем
ОФД хранит все фискальные данные в течение 5 лет — это нужно, если налоговая решит провести проверку или запросить дополнительные сведения о расчетах
Передача фискальных данных в ФНС
Зачем
ОФД передает все фискальные документы, включая чеки и отчеты, в ФНС — так налоговая оперативно получает достоверную информацию о расчетах и может проводить проверки на соответствие законодательству
Подтверждение данных
Зачем
ОФД отправляет на кассу фискальный признак — цифровое подтверждение того, что продажа прошла правильно и в соответствии с законом
Как работает оператор фискальных данных
Онлайн-касса и ОФД взаимодействуют через интернет. На контрольно-кассовой технике продавец формирует фискальные документы: отчет об открытии смены, чеки для покупателей, чеки коррекции и возврата — все, что необходимо для учета продаж и прозрачной налоговой отчетности ИП и ООО перед ФНС. Фискальные документы создаются на всех типах ККТ — о том, какие они бывают и как выбрать подходящую онлайн-кассу рассказали в статье →
Все документы, которые создаются на онлайн-кассе, записываются на фискальный накопитель и передаются ОФД в режиме реального времени. Оператор шифрует полученную информацию, передает ее в налоговую, а на кассу отправляет фискальный признак. ККТ формирует для покупателя чек — электронный или бумажный, они имеют одинаковую юридическую силу.
Если продавец торгует маркированными товарами, то оператор фискальных данных дополнительно передает данные в систему Честный знак и формирует для каждого документа фискальный признак, подтверждающий продажу и учета товара по правилам маркировки.
Полученные фискальные документы хранятся в личном кабинете продавца на сайте оператора фискальных данных, с которым тот работает. Там же пользователь может мониторить работу онлайн-касс, выгружать отчеты по операциям, снимать ККТ с учета в налоговой — если эти и другие услуги есть у конкретного оператора.
Как выбрать ОФД
Организации и ИП обязаны заключать договор с ОФД — без него не получится зарегистрировать кассу. Если рассчитываться с покупателями через незарегистрированную кассу или вообще без нее, ФНС может оштрафовать — это нарушение 54-ФЗ. Подробно о том, за что и как штрафуют при несоблюдении 54-ФЗ читайте в статье →
Бизнес может выбрать любого оператора фискальных данных из списка — все организации выполняют одинаковые базовые функции, но отличаются условиями и дополнительными сервисами. Вот на что нужно обратить внимание при выборе ОФД:
- Совместимость контрольно-кассовой техники и ПО ОФД. Некоторые модели касс «заточены» под определенных операторов фискальных данных или вообще поддерживают с ними автоматическую регистрацию. Поэтому в совместимости нужно убедиться заранее — это сэкономит время, поможет избежать лишних расходов и упростит настройку
- Интеграция с государственными системами. Некоторым сферам бизнеса нужно работать с Честным знаком, ЕГАИС и другими государственными системами. Тогда находимо убедиться, что ОФД поддерживает интеграцию с нужной системой учета и передает фискальные данные, как требует законодательство
- Интеграции с внешним софтом. Если бизнес использует CRM-системы, программы для бухгалтерского учета и другое ПО, важно, чтобы ОФД поддерживал с ним интеграцию — это оптимизирует процессы и избавляет от лишней ручной работы
- Возможность учета и аналитики. Для удобной работы нужно выбирать ОФД, который собирает статистику и формирует отчеты по продажам, налогам и другим важным показателям — так бизнес сможет принимать решения, опираясь на реальные данные
Как начать работу с ОФД
Чтобы начать работу с выбранным ОФД, нужно зарегистрироваться в личном кабинете и заключить с ним договор. Для этого на торговой точке должна быть контрольно-кассовая техника и фискальный накопитель — их данные нужны для регистрации кассы. Кроме того, понадобятся реквизиты ООО или ИП — то есть, бизнес тоже должен быть уже зарегистрирован. О том, как открыть ООО мы подробно рассказали здесь →
В личном кабинете ОФД нужно заполнить все необходимые документы, подписать их УКЭП и оплатить тариф — все просто и понятно.
Важно: владельцы касс покупают ФН отдельно — устройство остается у них собственности. Организации и ИП обязаны хранить использованный фискальный накопитель в течение 5 лет — данные с него может потребовать налоговая для дополнительной проверки.
Зарегистрироваться в ОФД можно не только самостоятельно, но с помощью специальных сервисов. При аренде облачной онлайн-кассы у CloudKassir большинство процессов автоматизировано: создание Личного кабинета, привязка кассы и подключение к ОФД — так что отдельно подписывать договор с оператором фискальных данных не придется.
Оборудование находится в дата-центре, автоматически отправляет данные ОФД и ФНС, формирует электронные чеки для покупателей. Владелец кассы имеет доступ к данным о транзакциям через Личный кабинет — все удобно и под контролем. Возврат денег покупателю и чек коррекции тоже можно сделать через Личный кабинет или по API — если у вас собственная разработка.
Облачная онлайн-касса CloudKassir соответствует требованиям 54-ФЗ и подходит почти для любого бизнеса на любой системе налогообложения: интернет-магазинам, службам доставки, онлайн-образованию, курьерам, такси, стриминговым сервисам. Кроме того, облачная онлайн-касса CloudKassir поддерживает работу с маркированными товарами.
Подробнее про разрешительный режим для работы с маркированными товарами на облачной кассе CloudKassir читайте в telegram-канале Cloud в этом посте.
При подключении облачной ККТ и интернет-эквайринга CloudPayments бизнес может принимать онлайн-оплату на сайте или в приложении и фискализировать безналичные расчеты. Доступны интеграции через готовые платежные модули для CMS, по API, оплата по платежным ссылкам и QR-кодам — без интеграции. С помощью CloudPayments бизнес может принимать онлайн-платежи по иностранным и российским банковским картам и через альтернативные способы: Т-Рау, SberPay, Мир Рау, СБП. Подключите Долями и оплату в рассрочку — это удержит клиентов, повысит средний чек и оборот бизнеса.
Если оборот вашего бизнеса ниже 1 млн рублей, подключите Cloud-Чеки и фискализируйте платежи выгодно — без затрат на аренду кассы и покупку фискального накопителя.
Для подключения к платежному сервису CloudPayments оставьте заявку — менеджер свяжется с вами, поможет с интеграцией и настройкой.
Частые вопросы:
Что такое оператор фискальных данных (ОФД)?
Это организация, которая получает, шифрует, хранит и передает фискальные данные из онлайн-кассы в ФНС.
Какие функции выполняет ОФД?
ОФД защищает, хранит и передаёт фискальные данные в ФНС, а также подтверждает корректность продажи с помощью фискального признака.
Сколько времени ОФД хранит фискальные данные?
Минимум 5 лет — на случай проверок со стороны налоговой.
Можно ли работать без заключения договора с ОФД?
Нет, это нарушение 54-ФЗ, за которое могут оштрафовать.
Где хранятся переданные ОФД фискальные документы?
В личном кабинете пользователя на сайте ОФД.
Что делать, если бизнес продаёт маркированные товары?
Нужно выбрать ОФД, который поддерживает передачу данных в систему Честный знак и формирует фискальный признак для маркировки.
Как подключиться к ОФД?
Самостоятельно, заключив договор с ОФД, или через CloudKassir: при аренде кассы подключение к ОФД автоматическое — без отдельного договора.
