Как известно, предпринимателю для работы в интернете необходимо использовать онлайн-кассу, чтобы пробивать чеки и выдавать их покупателям. Этого требует федеральный закон 54-ФЗ. Разберем подробнее, о чем еще предупреждает закон о кассах, кому можно его не исполнять и какими требованиями руководствоваться при выборе касс.
В соответствии с законодательством РФ все организации, осуществляющие наличные и безналичные расчеты с населением на территории РФ, должны быть подключены к интернету и использовать онлайн-кассы (ККТ). Среди них ─ розничные магазины различных форматов, кафе, рестораны, аптеки, АЗС, юридические фирмы и другие организации.
При этом закон о фискализации разрешает выдавать покупателю не только бланки строгой отчетности или бумажные чеки, но и отправлять электронные версии на e-mail или по телефону. Для интернет-магазинов, которые отправляют только электронные чеки, можно использовать облачную онлайн-кассу.
По закону 54-ФЗ в последней редакции с комментариями организации и предприниматели должны пробивать чеки на получение предоплаты или аванса, если они получили деньги до момента реализации товара, выполнения работы или оказания услуги.
Кассы, соответствующие закону 54-ФЗ, должны:
- Работать с фискальным накопителем (ФН)
- Подключаться к интернету
- Передавать информацию оператору фискальных данных (ОФД) о продажах онлайн
- Формировать обязательные реквизиты чека, установленные ст.4.7 ФЗ-54, в том числе QR-коды
Также в тексте закона есть и другие требования к контрольно-кассовой технике, которые подходят для отдельных ситуаций:
- Для коррекции суммы выручки интернет-магазина в базе ФНС нужно пробивать возвраты товаров на кассе с признаком расчета «Возврат прихода».
- Перед началом расчетов необходимо сформировать отчет об открытии смены. После окончания — отчет о закрытии смены.
- Если расчеты происходят без участия ККТ, нужно пробивать чек коррекции и подготовить пояснительные документы для ФНС.
- Данные о проданных товарах и услугах в чеке должны передаваться оператору фискальных данных (ОФД) не позднее 30 дней с момента выдачи чека.
- Онлайн-касса должна не только печатать чек, но передавать его покупателю в электронном виде на email или телефон.
Интернет-магазины могут передавать чеки покупателям самостоятельно или через сервисы аренды облачных онлайн-кассы, например, CloudKassir.
Самостоятельно можно выдавать чеки если:
- Прием оплаты происходит в пункте самовывоза, в котором установлена онлайн-касса.
- Оплата банковской картой осуществляется в интернет-магазине.
В этой ситуации достаточно отправить чек по электронной почте или на телефон сразу после получения денег за товар. - Оплата происходит с помощью оператора банка или через платежный сервис. В этом случае продавец должен отправить покупателю электронный чек или выдать бумажный до передачи товара не позднее следующего за днем расчета рабочего дня.
- Оплата и передача товаров происходит через курьеров, у которых должна быть с собой мобильная онлайн-касса для выдачи чека.
Чтобы рассчитываться с покупателями через сервис, интернет-магазину нужно заключить договор с сервисом аренды облачных касс, а также подключить интернет-эквайринг для приема онлайн-платежей на сайте или в приложении.
На основании договора сервис аренды касс будет по фиксированным тарифам выдавать покупателям чеки, а сервис платежей — принимать оплату и перечислять полученные деньги, за вычетом комиссии, на расчетный счет продавца.
К слову, сервисы CloudPayments и CloudKassir предлагают удобное комплексное решение, когда одновременно предоставляется облачная онлайн-касса и эквайринг.
Перед предпринимателем вопрос выбора онлайн-кассы всегда стоит остро. С одной стороны не хочется переплачивать, с другой — нужно найти оптимальный вариант для своих бизнес-задач. Ниже собрали несколько критериев, которыми нужно руководствоваться при выборе кассы под 54-ФЗ.
Чековая нагрузка на торговую точку
Если у вас создаются очереди на кассу, то, возможно, вам подойдет модульная онлайн-касса, которая в отличие от автономной обладает большей производительностью за счёт собственного процессора. Еще на скорость работы модульных касс влияет функция автоматического отрезания чековой бумаги, что значительно экономит время продавца.
Такие кассы подходят для больших супермаркетов, ресторанов, обслуживающих компаний с большой нагрузкой на кассу. И, наоборот, если поток ваших клиентов не слишком интенсивный, то смысла переплачивать и ставить быстрый и мощный кассовый аппарат нет.
Техобслуживание
Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном месте. В идеальном мире поставщик не только продает кассу, но и обеспечивает комплекс сервисных услуг: от заключения договора с оператором фискальных данных до настройки кассы для работы. На деле же так получается далеко не всегда.
К счастью, это не относится к облачным кассам, где вся головная боль по техническому обслуживанию ложится на арендодателя касс, как в случае с CloudKassir.
Вид бизнеса
Если у вас маленький магазин, то вам подойдет небольшая автономная касса, которая работает от аккумулятора.
Если у вас ресторан или кафе, тогда удобнее купить модульную онлайн-кассу с сенсорным экраном, к которой можно подключить бухгалтерскую программу, а также терминалы эквайринга.
Если бизнес подразумевает большой список номенклатуры, частое обновление позиций, то очень важно, чтобы всю информацию было легко и просто редактировать. Лучше выбирать оборудование, где карточки товаров можно создавать прямо в кассе или в личном кабинете кассового сервиса, например, через ПК. Тогда вам не придется останавливать продажи.
Если ваш бизнес подразумевает доставку или работу не на точке, а, например, в транспорте, то вам подойдут облачные кассы или смарт-терминалы — мобильные онлайн-кассы подключаются к сети через wi-fi или сим-карту. Существуют также модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически отправится в ОФД.
Совместимость кассы с другими программами
Сэкономить время владельцу ресторана или интернет-магазина помогают кассы с настроенными интеграциями с CMS и бухгалтерией. Они позволяют не вводить проданные позиции вручную или считать выручку. А интеграция кассы с сайтом позволяет работать с единой базой и отслеживать наличие товара в магазине, на сайте и в кассе.
Маркировка товаров
В отличие от автономных касс, которые не работают с маркированными товарами, смарт-терминалы сканируют код маркировки, автоматически заносят товар в чек, рассчитывают сумму, сдачу и скидки.
Для приемки товара и работы с документами вам потребуется зарегистрироваться в ЭДО (сервис электронного документооборота) и работать в личном кабинете кассового сервиса.
Совместимость кассы с системой товароучета
Если в торговой точке продается алкоголь, то касса должна иметь функцию списания остатков и поддерживать работу с системой маркировки и отслеживания товаров в России — ЕГАИС. Кроме того, она должна идти в комплекте с 2D-сканером для акцизных марок и модулем для передачи данных.
Действительно, не все продажи в интернете требуют использования ККТ. Закон 54-ФЗ предусматривает исключения для:
Самозанятых
Плательщики налога на профессиональный доход освобождены от применения кассы при любых расчетах с клиентами.
B2B-компаний при безналичных расчетах
Если компании и индивидуальные предприниматели переводят оплату бизнесу на расчетный счет напрямую, кассу использовать не нужно. Однако если сотрудник такой компании совершит покупку по корпоративной карте, как физлицо, то эту сумму нужно провести через онлайн-кассу.
Мастеров народного художественного творчества
Мастера, которые продают собственные изделия народного художественного промысла, тоже могут работать без кассы. Но тут нужно постараться, чтобы получить заключение художественно-экспертного совета. Любой другой хендмейд продавать без кассы нельзя.
Образовательных, спортивных и культурно-досуговых учреждений
Это касается только юрлиц, не ИП, которые принимают платежи дистанционно. Если клиенты также платят этой организации наличными или картой при личном визите, тогда касса им понадобится.
ИП на патенте, если они оказывают услуги, внесенные в специальный список, освобожденных от касс.
Среди них — ремонт ключей или обуви, услуги фотографов, частных детективов и переводчиков, разработка программного обеспечения, дополнительное образование детей и взрослых, звукозапись и создание музыкальных произведений, печать визиток и другие виды деятельности, которые чаще всего оказываются лично.
Продавцов, работающих через маркетплейсы
Посредник сам решает вопросы с приемом платежей и чеками для клиентов, а деньги продавцу отправляет на расчетный счет.
Продавцов специальных категорий товаров и услуг:
- периодических изданий (газеты, журналы и т.д.)
- ценных бумаг, почтовых марок
- без постоянной аренды помещений
- мороженого, разливных безалкогольных напитков, молока, кваса из бочек и масла
- проездных билетов и чая в поездах и общественном транспорте
- предметов религиозных культов
- питания в детских учреждениях
- осуществляющие прием стеклотары
- работающие в отдаленных местностях
Для всех остальных предпринимателей отсутствие кассы грозит штрафами:
- ИП или владельцев компаний могут оштрафовать на 25-50% от выручки, минимум — 10 000 рублей
- Юрлиц — на 75-100% от выручки, минимум 30 000 рублей
Если не пробитая выручка превышает миллион рублей или бизнес был ранее оштрафован за отсутствие ККТ, тогда наказание ужесточится:
- Работу компании приостановят на срок до 90 суток — ИП или юрлицу нельзя будет продолжать свою деятельность, заключать сделки и получать деньги от клиентов
- Руководителя юрлица могут отстранить от работы на 1-2 года, и он не сможет управлять компанией.
Если онлайн-бизнес использует кассу, но не отправляет чеки в электронном виде, это грозит предупреждением или штрафом: для ИП — 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.
ККТ
Контрольно-кассовая техника — это кассовые аппараты, принцип работы которых заключается в передаче данных о платежах в налоговую службу. Необходимые по закону онлайн-кассы отличаются от касс старого образца доступом в интернет, а также наличием фискального накопителя.
ФН
Фискальный накопитель — это программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных. Выглядит он как микрочип или флешка, которая вставляется в кассовый аппарат (ККТ). Его основные функции — защищать, хранить и передавать фискальные данные в налоговый орган.
ОФД
ОФД или Оператор фискальных данных — это организация, которая собирает данные с кассовых аппаратов, хранит и передает их в ФНС.
ФНС
ФНС — это Федеральная Налоговая Служба, которая контролирует поступление налогов, сборов и иных обязательных платежей в государственный бюджет.
Фискализация
Фискализация — это процесс подключения фискального накопителя к онлайн-кассе, который необходимо запустить после регистрации ККТ в налоговой службе.
Облачная касса
Облачные кассы — это кассы, ПО которых расположены у арендодателя в дата-центре. Их не нужно приобретать, а можно брать в аренду, что очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. Обычно сервисы аренды облачных касс, как CloudKassir помогают с регистрацией онлайн-кассы в ФНС, а техническое обслуживание берут полностью на себя.
