Что такое контрольно-кассовая техника (ККТ)

Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это оборудование, которое используют для расчета с покупателями и учета операций. По-другому ККТ называют контрольно-кассовая машина (ККМ) или онлайн-касса — это одно и то же. Из этой статьи вы узнаете, что такое ККТ и как она работает, какие виды ККТ есть и какому бизнесу они подходят.

Современные ККТ — это программно-аппаратный комплекс, который нужен для фискализации платежей. То есть:

Онлайн-касса не может полноценно работать без фискального накопителя (ФН) — это микрочип, который фиксирует и хранит данные в зашифрованном виде. Есть разные виды ФН — в статье подробно рассказано о каждом из них и дали рекомендации по выбору фискального накопителя. Применение ККТ с неподходящим ФН или вовсе без него — это нарушение кассовой дисциплины, за которое налоговая может наказать.

Передача данных в налоговую происходит через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). Это организация, которая принимает информацию от продавца, обрабатывает и передает ее в ФНС, гарантируя точность и защиту данных. Владельцу кассы нужно заключить договор с ОФД — без него не получится зарегистрировать ККТ.

Схему работы кассового аппарата можно описать так:

Вся процедура занимает несколько секунд благодаря автоматической обработке и передаче данных — это делает процесс расчетов удобным для всех сторон процесса. Продавец получает деньги, а покупатель — товар или услугу, а ФНС — достоверные данные о доходах, что делает финансовый контроль прозрачным и позволяет правильно рассчитать налоги бизнеса. Узнайте, какие налоги и взносы платит ИП →

Фискальный чек подтверждает, что сделка между покупателем и продавцом состоялась. Этот документ имеет юридическую силу, поэтому бумажный или электронный чек может пригодиться, если возникнут какие-то споры или нужно будет вернуть покупку. Как правильно сделать возврат покупателю рассказали здесь →

Использование ККТ при сделках с физлицами регулирует 54-ФЗ. Закон обязывает почти весь бизнес применять онлайн-кассы как для наличного и безналичного расчета с покупателями. Кроме того, в законе указаны требования к ККТ, фискальному накопителю, оператору фискальных данных и кассовому чеку — каждому «участнику» платежного процесса. Если торговать без кассового аппарата, налоговая служба может оштрафовать. Читайте, в каких случаях и в каком размере грозит штраф за отсутствие ККТ →

В ст. 2 №54-ФЗ перечислены случаи, когда можно обойтись без использования онлайн-кассы и не получить штраф — эти исключения касаются работы организаций, самозанятых и ИП. Каким предпринимателям обязательно нужна ККТ, а кто может обойтись без кассы рассказали в статье →

Бизнес, который не попадает в список исключений, обязан применять ККТ. Кассовое оборудование должно входить в реестр разрешенных ФНС и стоять на учете в налоговой службе.

Регистрация ККТ нужна, чтобы касса могла отправлять данные о сделках в ФНС, как того требует закон. Если касса не зарегистрирована, физическое или юридическое лицо может получить штраф за отсутствие ККТ. Читайте нашу инструкцию, чтобы разобраться, как зарегистрировать ККТ →

Все онлайн-кассы выполняют одну и ту же задачу — фиксируют и передают данные о расчетах с физлицами в ФНС. ККТ имеют разные конфигурации, отличаются функциональностью и внешним видом. Все модели можно разделить на несколько групп — рассказываем про каждую подробнее.

Читайте также: Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина →

Модульные ККТ состоят из нескольких отдельных устройств — они работают вместе и образуют целый программно-аппаратный комплекс для учета операций. В него обычно входит сам кассовый аппарат, фискальный накопитель и периферийные устройства, например, сканер штрих-кодов или платежный терминал.

Фискальный регистратор (ФР) — это устройство, которое регистрирует данные о расчетах и печатает чеки с QR-кодом и обязательными реквизитами. Интерфейса для ввода данных у него нет, поэтому ФР не может работать автономно — лишь в комбинации с другими элементами онлайн-кассы. Подробно про фискальный регистратор, его устройство и отличие от фискального накопителя рассказали здесь →

Модульную кассу можно собирать, как конструктор, из разных частей — главное, чтобы они были совместимы друг с другом, а вся система отвечала потребностям бизнеса. Это удобно: если один элемент выходит из строя, его можно заменить, не трогая при этом другие.

Иногда кассовое оборудование интегрировано с дополнительным ПО для управления продажами, бухгалтерского учета, инвентаризации, формирования отчетности и другим софтом — такие устройства называются POS-системой. Все процессы управляются и контролируются с единой платформы — это повышает эффективность работы, уменьшает количество ошибок и автоматизирует бизнес.

Модульные ККТ и POS-системы обычно используют в стационарных торговых точках с большой проходимостью: крупных супермаркетах, ресторанах, аптеках. При передвижной торговле их использовать не очень удобно: придется возить с собой не только фискальный регистратор, и другие элементы кассовой системы.

Эти ККТ выглядят как небольшой планшет с сенсорным экраном, внутренней памятью и доступом в интернет. В смарт-терминалах есть не только кассовая программа, но и дополнительное оборудование и ПО для автоматизации бизнеса — например, встроенный терминал для оплаты картой, программы для складского учета или записи клиентов. Проще говоря, это полноценный комплекс для автоматизированной и эффективной розничной торговли — всеми процессами управляют с одного устройства.

Смарт-терминалы подходят для бизнеса почти любого масштаба и формата — есть мобильные модели для разъездной торговли или небольших торговых точек и более функциональные варианты для бизнеса с крупным оборотом.

Смарт-терминал не такой гибкий, как модульная касса — все элементы сосредоточены в одном устройстве, поэтому если что-то ломается, придется ремонтировать его целиком, а не только один компонент.

Автономные кассы могут работать без подключения к электросети и дополнительным устройствам. Они соединяются с интернетом через мобильную связь или Wi-Fi и автоматически передают данные о расчетах в налоговую.

Автономные кассы включают все необходимое для учета операций: ФН, клавиатуру, кассовое ПО, модуль для печати чеков и экран. Некоторые модели автономных касс можно интегрировать с торговым эквайрингом — это позволяет принимать оплату картой или другими безналичными способами и одновременно фискализировать транзакции.

Автономные кассы удобно использовать там, где важна компактность и мобильность: при разъездной торговле или на торговых точках с небольшой проходимостью. У таких кассовых аппаратов ограничен функционал и технические возможности, поэтому для крупного бизнеса лучше использовать более мощные решения.

Облачные кассы нельзя увидеть в офисе, на ресепшн или в магазине — они находятся в ЦОД компании, которая предоставляет услугу интернет-эквайринга. Обычно эта же компания занимается настройкой и обслуживанием ККТ, а владелец облачной онлайн-кассы получает доступ ко всем операциям, чекам и данным через личный кабинет.

Это упрощает контроль за бизнесом — все данные хранятся в облаке, доступны в любое время и защищены. Облачные онлайн-кассы подходят практически любому бизнесу: онлайн-образованию, салонам красоты, медицинским сервисам, туристическим и event-агентствам.

Облачную кассу нельзя купить, но можно арендовать, например, у сервиса CloudKassir. При подключении вы можете обрабатывать онлайн-платежи, расчеты наличными или оплату картой через курьеров. Чеки формируются круглосуточно, а покупателям приходят по электронной почте. В Личном кабинете есть вся информация о транзакциях, статистика и удобная функция для формирования чеков коррекции — они нужны для исправления расчетов без нарушения 54-ФЗ. Сервис помогает с подключением к ОФД и поддерживает на каждом этапе — от регистрации до первого чека.

Большинству видов бизнеса подходит комплексное предложение: онлайн-касса CloudKassir и интернет-эквайринг от платежного сервиса CloudPaymemts. Интернет-магазины, образовательные онлайн-платформы, стриминговые сервисы и другой бизнес могут принимать оплату картой российских банков, в один клик (через T-Pay, SberPay, Mir Pay и СБП), Долями и в рассрочку. Платежный сервис работает безредиректно — покупатели остаются на сайте или в приложении, а не переходят на сторонние ресурсы. Это увеличивает количество импульсных покупок, повышает конверсию в завершенную оплату и средний чек.

Есть разные пути интеграции интернет-эквайринга: для самописных ресурсов — по API и через Mobile SDK, а для сайтов, собранных на конструкторах — через платежный модуль CloudPayments.

Для бизнеса без сайта подойдет подключение приема платежей через инструменты Telegram и платежные ссылки — они легко генерируются в Личном кабинете, а отправлять их можно в мессенджерах, по электронной почте или СМС.

Бизнесу с оборотом ниже 1 млн рублей выгоднее подключить облачные онлайн-чеки CloudЧеки — платежи фискализируются по 54-ФЗ без необходимости аренды облачной кассы и покупки фискального накопителя.

Для подключения к платежному сервису CloudPayments оставьте заявку — менеджер свяжется с вами, поможет с подключением и настройкой.