Как выбрать онлайн-кассу – пошаговая инструкция

Онлайн-кассы печатают чеки и сохраняют информацию на накопителе данных, шифруют данные, чтобы передать их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу. В основном, онлайн-кассы разделяют на две категории: облачные и стационарные

Прямая передача данных о чеках полезна Федеральной налоговой службе (ФНС) и бизнесу.

Во-первых, меньше бумажной отчетности и налоговых проверок. Так проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать. Во-вторых, можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников. Процедура подключения онлайн-кассы легче, чем обычной кассы. Для этого не нужно посещать налоговую. Необходимо только оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.

С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Полный список прописан в законе. Если ваш бизнес туда не входит, онлайн-кассу нужно установить. Однако за изменениями в законодательстве нужно не забывать следить: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Кассы подразделяют на 3 дополнительных вида — автономные, модульные и смарт-терминалы. Но это не совсем правильно. Ведь существует еще готовое решение для интернет-магазинов — облачные онлайн-кассы, которые можно не покупать, а брать в аренду. Теперь подробнее.

Старый добрый кнопочный аппарат, который функционирует по упрощенной программе и не поддерживает работу с обязательной маркировкой. Такой вид касс подходит малому бизнесу с небольшим набором товаров. Автономные кассы считаются самыми бюджетными вариантами, в которых присутствует фискальный накопитель и модуль для интернет-связи. Однако, чтобы переустановить ПО придется вызывать платного специалиста.

Плюсы:

· Простой дизайн

· Низкая цена

Минусы:

· Невозможно подключить товароучетную систему

· Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены

· Нет функции сканирования маркировки на товарах

· Сложности настройки кассы

Модульные кассы представляют собой комплекты, которые состоят из нескольких элементов кассовой техники: монитор, кассовая клавиатура, денежный ящик, сканер маркировок и фискальный регистратор. Это так называемые POS-системы (Point of Sale). Фискальный накопитель у таких касс выведен в самостоятельное устройство — фискальный регистратор, который и является онлайн-кассой.

Плюсы:

· Обладают большей производительностью в отличие от автономных касс

· Дополнительная функция отрывания чека, которая экономит время кассира

Минусы:

· Не подходит маленьким магазинам

· Если касса сломается, придется покупать новую или работать без кассы до ее замены

· Дорогостоящий ремонт

· Более высокая цена по сравнению с автономными кассами

Они сочетают в себе функции компьютера, управляющей программы и фискального накопителя. Смарт-терминалы помогают автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. К ним можно подключать бухгалтерские программы, отслеживать остаток товара и работу каждого сотрудника.

Мобильная и легкая, подходит для небольших магазинов. Например, кофеен, лавок, палаток, минимаркетов. Однако в них нет встроенного фискального накопителя.

Стационарная касса подойдет для розничных магазинов, кафе, ресторанов со средним потоком покупателей — до 200 чеков в день.

Плюсы:

Минусы — также более высокая цена по сравнению с кнопочной автономной кассой и нет встроенного фискального накопителя.

Облачные кассы не нужно приобретать, зато их можно брать в аренду помесячно, на квартал или на год, что очень удобно для многих видов онлайн-бизнеса. То есть она не стоит в магазине или в офисе, а находится у арендодателя в дата-центре. Облачная онлайн-касса в отличие от стационарной не распечатывает бумажные чеки, а посылает их по электронной почте или СМС, конечно, если клиент заранее дал свое разрешение на обработку персональных данных.

Какую облачную кассу выбрать — зависит от нескольких факторов: тарифов (на короткий срок лучше арендовать если у вас сезонный бизнес), техподдержки и условий — может ли сервис помочь зарегистрировать онлайн-кассу и заключить договор с ОФД, берет ли на себя заботы по подключению, формированию чеков и отправки их в федеральную налоговую службу и интеграции с вашим сайтом.

Плюсы:

· Предсказуемые затраты

За аренду кассы нужно лишь вносить фиксированную сумму за месяц или год. Тогда как купленная касса может в любой момент сломаться или потребуется замена ФН. А еще нет оплаты интернета и чековую ленту, не нужно рабочее место кассира, бесперебойная работа и автоматическая пробивка чеков.

· Отсутствие простоев из-за поломок

Предпринимателю не нужно самому возить такую кассу в ремонт и платить за техническую поддержку. Обслуживанием такой кассы занимаются специалисты. Даже если касса выйдет из строя — ее быстро починят.

Минус — облачная касса не подходит для торговли в помещении или если вы выдаете заказы в пункте самовывоза. В этом случае потребуется стационарная касса, так как клиенту нужно будет выдать бумажный чек.

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Нужно будет регулярно платить ОФД за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.

Самый дешевый вариант — автономные кассы. Фискальные регистраторы стоят дороже, а моноблоки — самые дорогие. Цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует ориентироваться не на цену, а на специфику бизнеса: касса должна соответствовать объемам, отвечать требованиям закона и не содержать лишние функции.

Осталось определиться, какую онлайн-кассу выбрать, чтобы она соответствовала бизнес-целям. Рассказываем, на что стоит обратить внимание.

Если у вас создаются очереди на кассу, то, возможно, вам подойдет модульная онлайн-касса, которая обладает большей производительностью за счет собственного процессора. Еще на скорость работы модульных касс влияет функция автоматического отрезания чековой бумаги, что значительно экономит время продавца.

Поэтому такие кассы подходят для больших супермаркетов, ресторанов, обслуживающих компаний с большой нагрузкой на кассу. И наоборот, если поток ваших клиентов не слишком интенсивный, то смысла переплачивать и ставить быстрый и мощный кассовый аппарат нет.

Удобнее всего решать все проблемы, связанные с ККТ, в одном месте. В идеальном мире поставщик не только продает кассу, но и обеспечивает комплекс сервисных услуг: от заключения договора с оператором фискальных данных до настройки кассы для работы. Однако так получается далеко не всегда.

К счастью, это не относится к облачным кассам, где вся головная боль по техническому обслуживанию ложится на арендодателя касс.

Если у вас маленький магазин, то вам подойдет автономная касса. Она небольшая и работает от аккумулятора.

Если у вас ресторан или кафе, тогда удобнее купить модульную онлайн-кассу с большим, возможно, сенсорным экраном, к которой можно подключить бухгалтерскую программу, а также терминалы эквайринга.

Если бизнес подразумевает большой список номенклатуры, частое обновление позиций, то очень важно, чтобы всю информацию было легко и просто редактировать. Лучше выбирать оборудование, где карточки товаров можно создавать прямо в кассе или в личном кабинете кассового сервиса, например, через ПК. Тогда не придется останавливать продажи.

Если ваш бизнес подразумевает доставку или работу не на точке, а, например, в транспорте, то вам подойдут облачные кассы или смарт-терминалы — мобильные онлайн-кассы подключаются к сети через wi-fi или сим-карту. Существуют также модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически передается в ОФД.

Сэкономить время владельцу ресторана или интернет-магазина помогают кассы с настроенными интеграциями с CMS и бухгалтерией. Они позволяют не вводить проданные позиции вручную или считать выручку.

А интеграция кассы с сайтом позволяет работать с единой базой и отслеживать наличие товара в магазине, на сайте и в кассе.

В отличие от автономных касс, которые не работают с маркированными товарами, смарт-терминалы сканируют код маркировки, автоматически заносят товар в чек, рассчитывают сумму, сдачу и скидки.

Для приемки товара и работы с документами потребуется зарегистрироваться в ЭДО (сервис электронного документооборота) и работать в личном кабинете кассового сервиса.

Если в торговой точке продается алкоголь, то касса должна иметь функцию списания остатков и поддерживать работу с системой маркировки и отслеживания товаров в России — ЕГАИС. Кроме того, она должна идти в комплекте с 2D-сканером для акцизных марок и модулем для передачи данных.

Чтобы решить, какая онлайн-касса нужна, сперва нужно определиться с типом бизнеса. Разберем основные примеры.

Если в день проходит небольшой поток клиентов и в среднем совершается не более 50 покупок, тогда самым бюджетным вариантом онлайн-кассы для ИП станет кнопочная автономная. Подобные кассы проводят самые простые операции и подходят для выездной торговли и услуг. Например, такси, доставки еды и продуктов или для небольших торговых точек, мини-рынков, овощных палаток.

Однако если кассиру приходится считывать штрих-коды, выберите мобильную кассу со считывателем и встроенным модемом. Тогда при отсутствии в торговой точке Wi-Fi можно будет подключить интернет, раздав сеть со своего смартфона. А еще такие кассы умеют интегрироваться с бухгалтерскими и кассовыми программами, позволяют просматривать отчеты по продажам, следить за анализом спроса на товары.

В кафе и особенно местах быстрого питания клиенты ждут, что их будут обслуживать быстро и без очередей. Поэтому касса должна уметь быстро выбивать до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать модульные кассы, которые представляют собой комплекты, состоящие из нескольких элементов. Например, монитора, кассовой клавиатуры, сканера маркировок и фискального регистратора.

Чтобы создать онлайн-кассу с управлением со своего компьютера, нужно иметь:

Основная задача онлайн-кассы в интернет-магазине — формировать кассовые чеки на заказанный товар и передавать их в доставку, где клиент получает товар и чек. Поэтому для интернет-торговли идеально подходят облачные онлайн-кассы. Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно и автоматически. Самый главный плюс такого аппарата — его не нужно покупать, ремонтировать, менять ПО или фискальный накопитель.

Большие торговые сети обслуживают ежедневно большой поток клиентов. Кассы для этого типа бизнеса должны оперативно печатать чеки, обладать большим дисплеем и быстрым сканером штрих-кода, а также терминалом эквайринга, интегрированным с кассой. Все это есть у модульных POS-систем. Среди очевидных плюсов таких онлайн-касс можно выделить единственный минус — цену, которая варьируется от 80 до 250 тыс. руб.

Фискальный накопитель (ФН) — это чип, который хранит всю информации о расчетах. Работать на онлайн-кассе без ФН нельзя. Накопители отличаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. Какой выбрать, зависит от системы налогообложения и особенностей бизнеса. Подробнее о фискальном накопителе читайте в нашей статье

Оператор фискальных данных (ОФД) — сервис для передачи документов с онлайн-кассы в налоговую. К ОФД нужно обязательно подключить все кассы, кроме тех, что установлены в местности отдаленной от сетей связи, на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки (п. 7 ст. 2 54-ФЗ).

А еще у ОФД есть личный кабинет, в котором хранятся данные по кассам и чекам. Это помогает контролировать продажи, возвраты, средний чек, следить за работой касс, вовремя узнавать о замене ФН и многое другое.

Учетный сервис автоматизирует работу с каталогом. Это помогает выполнять обязательное требования закона о печати в чеках названий товаров и услуг. А еще позволит следить за остатками товаров и вовремя заказывать новые поставки.

Кассовая программа — это как приложение на смартфон. Именно от возможностей кассовой программы зависит, сможет ли продавец вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного.

По закону № 54-ФЗ внутри каждой кассы должен находиться фискальный накопитель (ФН). Его основные функции — защищать, хранить и передавать в ФНС фискальные данные. Накопители отличаются сроками действия. Они могут быть на 15 или 36 месяцев.

Если вы задаетесь вопросом, какой фискальный накопитель выбрать, то сначала нужно определить вид бизнеса и режим налогообложения, и уже потом подбирать аппарат.

ФН со сроком службы 36 месяцев подходит:

Когда бизнес использует общую систему налогообложения (ОСНО), носит сезонный или временный характер или занимается продажей подакцизных товаров, тогда, как правило, можно использовать ФН на 15 месяцев.

Работа без фискального накопителя или несвоевременная замена ФН может повлечь серьезные убытки для бизнеса.

Для организаций — это до 100% сокрытых средств от государства, но не менее 30 000 р.

Для ИП — до 50%, но не менее 10 000 р.

При повторном нарушении штрафом за отсутствие фискального накопителя станет приостановка деятельности ИП на 3 месяца.

В случае поломки ФН ответственность за передачу данных в налоговую лежит на производителе или арендодателе онлайн-кассы, который должен разобрать сломанный ФН, извлечь данные и отправить в ФНС.

Поэтому перед тем, как купить или взять в аренду онлайн-кассу, нужно убедиться в надежности компании, чьими услугами вы решили воспользоваться.

Например, сервис аренды облачных онлайн-касс CloudKassir предлагает сразу готовое решение — весь комплекс пусконаладочных работ. А также обеспечивает круглосуточную работу ККТ и гарантирует формирование фискальных документов и их отправку в ФНС, даже если касса вышла из строя.

ФНС следит за исполнением 54-ФЗ и реагирует на сигналы от покупателей. При этом мало обзавестись кассой, важно ее правильно использовать.

За что могут оштрафовать:

· Кассы нет или ее не применяют. Тогда ИП заплатит 25-50 % от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 10 000 ₽. Юрлицо отдаст 75-100 % от суммы «серого» расчета, но не менее 30 000 ₽. При повторном нарушении ИП или юрлицо обяжут остановить продажи на срок до 90 суток, если общая сумма расчетов, проведенных без кассы, составит 1 млн ₽ или больше.

· Не выдают чеки клиентам. ИП грозит предупреждение или штраф 2 000 ₽, юрлицам — предупреждение или штраф 10 000 ₽.

Все нарушения и санкции опубликованы в ч. 1-6 ст. 14.5 Кодекса об административных нарушениях.

Онлайн-кассы создают чеки и сохраняют информацию на накопителе данных, шифруют данные, чтобы передать их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.

Онлайн-кассы бывают:

· Автономные

· Модульные

· Смарт-терминалы

· Кассы-смартфон

· Кассы-планшет

· Облачные онлайн-кассы

Какую онлайн-кассу выбрать

Если в день в небольшой магазин проходит маленький поток клиентов и в среднем совершается не более 50 покупок, тогда самым бюджетным вариантом онлайн-кассы для ИП станет кнопочная автономная.

В кафе и местах быстрого питания касса должна уметь быстро выбивать до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать модульные кассы.

Для интернет-торговли идеально подходят облачные онлайн-кассы. Продавцы подключаются к ней с помощью интернета, принимают платежи от покупателей, а касса формирует чеки удаленно.

Большие торговые сети обслуживают ежедневно большой поток клиентов. Кассы для этого типа бизнеса должны оперативно печатать чеки, обладать большим дисплеем и быстрым сканером штрих-кода, а также терминалом эквайринга, интегрированным с кассой. Все это есть у модульных POS-систем.

Помимо онлайн-кассы вам понадобится фискальный накопитель (ФН), оператор фискальных данных (ОФД), учетный сервис и кассовая программа.