Почти все организации и предприниматели обязаны фискализировать наличные и безналичные платежи от покупателей через онлайн-кассы. Для эффективного ведения бизнеса и упрощения расчетов важно правильно выбрать кассу. В этой статье расскажем о том, какие бывают кассовые аппараты, рассмотрим критерии и рекомендации по выбору онлайн-кассы для разного бизнеса.
Зачем нужна онлайн-касса
Кассовые аппараты нужны для регистрации расчетов с покупателями и передачи данных в ФНС. Благодаря онлайн-кассе с фискальным накопителем (ФН) налоговая моментально получает достоверные сведения о каждой проведенной транзакции, а продавцу не приходится передавать эти данные вручную. Подробно о том, как устроена и работает онлайн-касса рассказали в этой статье.
Чтобы правильно и законно работать, каждая онлайн-касса для бизнеса должна:
- Попадать в реестр разрешенных ФНС
- Иметь подходящий фискальный накопитель (ФН) — это микрочип, который шифрует, записывает и хранит сведения о расчетах
- Стоять на учете в налоговой — для регистрации нужно обязательно заключить договор с оператором фискальных данных и подать документы в ФНС
- Подключаться к интернету — чтобы передавать сведения в налоговую в режиме реального времени. Исключение: кассовые аппараты, которые находятся в удаленных от сетей связи местностях. Такие онлайн-кассы должны работать в автономном режиме и записывать всю информацию на ФН — потом ее передадут в налоговую вручную
Если предприниматель или компания неправильно применяют кассовый аппарат, вовремя не перерегистрируют его или используют неподходящий ФН, налоговая может оштрафовать за несоблюдение 54-ФЗ. Подробно, как и за какие нарушения кассовой дисциплины наказывает ФНС, рассказали здесь →
Читайте также: Как зарегистрировать онлайн-кассу →
Основные виды онлайн-касс
Подробно про виды онлайн-касс и их особенности мы рассказали в этой статье. Напомним, что есть 4 основных типа:
- Модульные онлайн-кассы. Состоят из нескольких элементов, которые работают вместе и образуют полноценный комплекс для учета операций. POS-система — это «модернизированная» касса, которая интегрирована с дополнительным оборудованием и ПО: например, программами для генерации QR-кодов, системой маркировки товаров или ЕГАИС для автоматического учета алкоголя
- Автономные (мобильные) онлайн-кассы. Включают все необходимые элементы для обработки транзакций и подключаются к интернету через мобильную связь или Wi-Fi. Некоторые модели поддерживают интеграцию с эквайрингом, позволяя одновременно принимать безналичную оплату и фискализировать транзакции
- Смарт-терминалы. Компактные устройства «все в одном» с беспроводным подключением к интернету — обычно они включают кассовое ПО, эквайринговый терминал, софт для работы с клиентами и товарами
- Облачные онлайн-кассы. Размещаются в ЦОД провайдера, а обрабатывают транзакции удаленно. Пользователь арендует кассовый аппарат и получает доступ к данным, статистике и чекам через личный кабинет — это делает управление бизнес-процессами более удобным и гибким. Облачные онлайн-кассы поддерживают интеграцию с интернет-эквайрингом для удобного приема и фискализации онлайн-платежей
Выбор онлайн-кассы зависит от ее функционала, поэтому важно учитывать ключевые критерии, чтобы подобрать оптимальное решение для вашего бизнеса. Рассказываем, на что обратить внимание.
Критерии выбора онлайн-кассы
Все онлайн-кассы с фискальным накопителем выполняют одну и ту же функцию — фискализируют расчеты, но отличаются между собой характеристиками и техническими особенностями. При выборе онлайн-кассы для бизнеса нужно учитывать его масштаб и особенности — это позволит работать эффективно и быстро. Вот на что нужно ориентироваться:
- Пропускная способность кассы — это количество чеков, которые она может сформировать за определенное время. Чем выше показатель, тем быстрее кассовый аппарат справляется с нагрузкой — это влияет на скорость обслуживания покупателей и помогает избежать очередей. Для крупных торговых точек и бизнеса с сезонным спросом этот параметр особенно важен
- Подключение онлайн-кассы к интернету. Есть несколько вариантов: кабель, Wi-Fi, мобильный интернет. Для разъездной торговли или небольших торговых точек подойдет беспроводное подключение. А вот крупному бизнесу с большим потоком клиентов, которым важна стабильность соединения, лучше выбирать проводное подключение — оно обеспечит надежную и постоянную связь
- Компактность и мобильность. Для разъездной торговли и в торговых точках с небольшой площадью лучше выбрать компактную онлайн-кассу, а для крупных стационарных точек подойдет модель побольше — обычно такие кассовые аппараты более функциональны, и размер в этом случае не так важен
- Функциональность. Есть онлайн-кассы, которые поддерживают интеграцию с 1С, ЕГАИС, эквайрингом и дополнительным оборудованием, например, сканером штрих-кодов или принтером этикеток — это оптимизирует торговлю, упрощает работу персонала и ускоряет обслуживание клиентов, что особенно важно для крупного бизнеса с большим ассортиментом товаров. Небольшим торговым точкам можно использовать онлайн-кассы со стандартными функциями — они фискализируют платежи и формируют чеки покупателям, при этом просты использовании и обслуживании
Для приема безналичных платежей может использоваться торговый и интернет-эквайринг — про их различия и принцип работы рассказали в этой статье.
Чтобы одновременно принимать и фискализировать онлайн-платежи, подключите интернет-эквайринг CloudPayments с облачной онлайн-кассой CloudKassir — это удобное решение, которое подходит бизнесу на любой системе налогообложения. Транзакции, статистика и отчеты хранятся в едином Личном кабинете — все данные надежно защищены и доступны в любое время.
Рекомендации по выбору онлайн-кассы для разных типов бизнеса
Выбор онлайн-кассы зависит от особенностей и масштабов бизнеса: правильное решение позволит работать эффективно и в соответствии с требованиями закона. Расскажем, какие кассы подойдут разным типам бизнеса.
Торговый бизнес
Для малого бизнеса с небольшим ассортиментом товара и потоком клиентов достаточно модульной онлайн-кассы с фискальным регистратором — она выполняет основные задачи, удобна в работе, а модели с высокой пропускной способностью справятся с большим количеством транзакций.
Чтобы сэкономить место на торговой точке, используйте мобильную кассу или смарт-терминал с эквайрингом — если нужно оптимизировать торговлю и не хочется отдельно интегрировать дополнительное оборудование для приема безналичной оплаты. Обычно мобильные онлайн-кассы подключаются к интернету по Wi-Fi или мобильной сети, поэтому важно обеспечить на торговой точке быстрое и бесперебойное соединение.
Крупным торговым точкам с большим количеством товарных позиций, высоким оборотом и потоком клиентов лучше выбрать POS-систему с расширенными функционалом для интеграции эквайринга, системы учета продаж и других программных решений. С помощью этого кассового оборудования бизнес может эффективно управлять продажами, автоматизировать процессы и упросить торговый учет.
Общепит и сфера услуг
Ресторанам, барам, кафе, салонам красоты и фитнес-центрам с постоянным потоком клиентов подойдут POS-системы, которые включают кассовое оборудование и дополнительное программное обеспечение. Например, для бронирования записей — это интеграции с системой приема заказов и записи клиентов, программы для товарного учета и бронирования.
Благодаря интеграции вы можете эффективно управлять процессами через единую систему, увеличивать скорость работы и улучшать клиентский опыт. Если у ресторана или кафе есть доставка, то чтобы регистрировать расчеты у клиента, а не на торговой точке, придется докупить мобильную кассу или смарт-терминал.
Небольшим точкам фаст-фуда или частным бьюти-кабинетами можно обойтись более простым решением — использовать компактные смарт-терминалы или мобильные кассы, пропускной способности которых хватит для небольшого количества платежных операций. Есть онлайн-кассы с подключением к интернету по беспроводной сети и через кабель.
Общепиту и бизнесу в сфере услуг удобно использовать облачные онлайн-кассы: они не занимают место на торговой точке, подходят для доставки и стационарных торговых точек, легко интегрируются с интернет-эквайрингом и программным обеспечением. Кроме того, если вы используете несколько касс, вся информация отображается в едином личном кабинете — это облегчает учет и контроль транзакций.
Выездные продажи и услуги
Клининговым службам, такси, курьерским службам важна компактность и автономность кассового аппарата, поэтому идеально подойдут автономные кассы или мобильные POS-терминалы. Фискальный регистратор использовать неудобно, потому что придется брать с собой дополнительное оборудование, например, для ввода и отображения данных.
Для разъездной торговли удобно использовать облачную кассу: она позволяет работать без привязки к конкретному месту, предоставляет удаленный доступ к данным о транзакциях и легко интегрируется с дополнительным ПО. Кроме того, не придется покупать несколько автономных касс или POS-терминалов каждому курьеру — это снижает расходы бизнеса и экономит деньги на обслуживание кассовых аппаратов. Облачная касса CloudKassir для такси — автоматизация чеков без лишних затрат. Подробнее рассказали в нашем telegram-канале →
Интернет-магазины, стриминговые сервисы, инфобизнес
Онлайн-бизнесу идеально подходят облачные кассы: они автоматически передают данные о транзакциях в ФНС, формируют фискальные чеки, не требуя дополнительного оборудования. Доступ к данным можно получить удаленно через личный кабинет из любого места, где есть интернет, поэтому сведения о транзакциях и чеках всегда под рукой.
Кроме того, облачные онлайн-кассы интегрируются с дополнительным ПО для автоматизации процессов и повышения эффективности бизнеса — так, облачная онлайн-касса CloudKassir работает в связке с интернет-эквайрингом CloudPaymemts. Касса отправляет чеки покупателями 24/7 по электронной почте, поддерживает работу с маркированными товарами, позволяет формировать чеки коррекции и возврата. Как облачная касса CloudKassir упрощает работу с маркированными товарами читайте в нашем telegram-канале →
С помощью интернет-эквайринга CloudPayments бизнес может принимать оплату на сайте — есть готовые модули для конструктов и СМS, интеграция по API и Mobile SDK для мобильных приложений.
Если вы работаете без сайта, принимайте безналичную оплату через платежные ссылки, QR-коды или подключите прием платежей в Telegram с помощью инструментов CloudPayments. При интеграции интернет-эквайринга клиенты смогут платить картой российского или иностранного банка, в один клик, Долями и в рассрочку — мультиэквайринг увеличивает конверсию в завершенные покупки, снижает вероятность отказов и улучшает покупательский опыт. Комплексное решение, объединяющее интернет-эквайринг CloudPayments и облачную кассу, подходит почти всем видам бизнеса, делает расчеты удобными и понятными.
Для подключения к платежному сервису CloudPayments оставьте заявку — менеджер рассчитает стоимость интернет-эквайринга и поможет с интеграцией.
Частые вопросы:
Зачем нужны кассовые аппараты?
Кассовые аппараты необходимы для учета платежей от покупателей и отправки информации в ФНС. За работу без онлайн-кассы могут наложить штраф — это нарушение 54-ФЗ.
Какие онлайн-кассы может использовать бизнес?
Для бизнеса доступны такие типы онлайн-касс: модульные, автономные (мобильные), смарт-терминалы и облачные.
Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса?
Выбор зависит от потребностей вашего бизнеса. Облачные онлайн-кассы CloudKassir идеально подходят для организаций и ИП на любой системе налогообложения. Они позволяют работать без физического оборудования, привязки к конкретному месту и дают удаленный доступ к данным через Личный кабинет.
Какому бизнесу подходит облачная онлайн-касса CloudKassir?
Облачная онлайн-касса CloudKassir подходит почти всем типам бизнеса: онлайн-торговле и стриминговым сервисам, курьерским службам и такси, офлайн-бизнесу, который принимает платежи в интернете, общепиту и службам доставки еды.
Можно ли использовать облачные онлайн-кассы для интернет-магазинов?
Да, облачные онлайн-кассы идеально подходят для интернет-магазинов. В связке с интернет-эквайрингом CloudPayments облачная онлайн-касса CloudKassir бизнес может принимать и фискализировать онлайн-платежи на сайте или в приложении интернет-магазина.
Как интегрировать прием онлайн-платежей на сайт или в приложение?
С помощью интернет-эквайринга CloudPayments бизнес может принимать оплату на сайте или в мобильном приложении: есть готовые модули для конструкторов и CMS, а также интеграция через API и Mobile SDK для кастомных ресурсов.
Можно ли принимать онлайн-платежи без сайта?
Да, с помощью инструментов CloudPayments можно принимать оплату через платежные ссылки, QR-коды или CloudИнфошоп — многоразовую платежную ссылку, которая открывает безредиректную платежную форму прямо в чате с клиентом.